Dylematy kierownika floty

Fleet managerom pomagają w pracy często systemy komputerowe, dzięki którym zarządzanie flotą jest szybsze i łatwiejsze. Jakie cechy powinno posiadać ewentualnie takie narzędzie? Na co należy zwrócić szczególną uwagę przed zakupem oprogramowania?

Każdy kierownik floty w pewnym momencie pracy staje przed dylematem - pozostać przy starych metodach „reprezentowanych” przez segregatory i arkusze kalkulacyjne, czy skorzystać z dostępnych na rynku specjalistycznych programów do zarządzania flotą. Deficytowy dla wszystkich jest zwykle czas i to on przesądza o końcowej decyzji wyboru skutecznego oprogramowania.

Łatwy dostęp
Na początku pewne jest tylko jedno - system musi być maksymalnie dopasowany do potrzeb przyszłego użytkownika i gwarantować elastyczność w przypadku rozwoju firmy. Weryfikacja tej tezy, pozwala w pierwszym kroku być pewnym, że narzędzie informatyczne wspomagające zarządzanie flotą pozwala skupić się nad kluczowymi sprawami - jak efektywnie gospodarować zarządzanym majątkiem, jak obniżyć koszty floty, które pojazdy należy sprzedać, itp. Sama ewidencja danych powinna być jedynie środkiem, a nie celem. Dlatego bardzo ważny element systemu stanowi panel (interface) użytkownika, pozwalający na błyskawiczny i intuicyjny dostęp do wszelkich gromadzonych danych.

Bardzo dobrym rozwiązaniem są tu systemy posiadające zunifikowaną obsługę kartotek - raz poznana metoda przeszukiwania danych procentuje w każdym miejscu programu. Nie do przecenienia jest także podobieństwo obsługi do popularnych pakietów biurowych np. Excel, co pozwala prawie „z marszu” na rozpoczęcie pracy z nowym systemem. Ważną rolę odgrywa możliwość szybkiego odszukania żądanych danych, ich grupowania, wydruku oraz zapisu w dowolnych formatach, wysłanie za pomocą poczty elektronicznej bezpośrednio z aplikacji. Podsumowując - logiczny, przejrzysty układ, intuicyjne i przyjazne mechanizmy wyszukiwania, zapisywania i wyszukiwania informacji, to najważniejsze cechy systemu IT.

Dane archiwalne, eksporty i importy.
Dobry system informatyczny powinien posiadać wbudowane w aplikację i dobrze udokumentowane, elastyczne metody importu danych zgromadzonych w poprzednio wykorzystywanych systemach. Dla wielu użytkowników musi być to po prostu możliwość zaimportowania danych gromadzonych dotąd w popularnych arkuszach kalkulacyjnych. To bardzo istotny element aplikacji, który pozwoli uniknąć niespodzianek w postaci ukrytych kosztów migracji danych. Nic tak nie przyspiesza rozpoczęcia efektywnej pracy z systemem jak pewność, że wszelkie dane historyczne zostaną przeniesione w prosty sposób, spójnym i jednolitym narzędziem.

Odpowiednia dokumentacja pozwala także na szybkie zasilenie systemu kolejnymi danymi np. aktualizacją bazy pracowników, listą nowo zakupionych pojazdów, kart paliwowych czy bieżącymi stanami licznika. Każdy system powinien zawierać bogatą listę wbudowanych standardów importu plików faktur paliwowych (Orlen, BP, Shell, Lotos itp.). Ta ostatnia opcja może ułatwić życie działom księgowości bądź rozliczeń, zwalniając z obowiązku wpisywania wielu pozycji dokumentu do programu. W związku z tym, że niemało firm korzysta także z wynajmu długoterminowego ważne jest, aby system zawierał wbudowane interfejsy importu faktur pochodzących od takich dostawców, a także pozostałych usługodawców (wymiana opon, serwisy naprawcze itp.). Dobry system zawiera z reguły także własny, szczegółowo udokumentowany standard importu faktur co pozwala na ich otrzymywanie od innych dostawców.

Narzędzie analityczne
Najsilniejszym argumentem dla wielu firm, który przemawia za wyborem programu, jest dostęp do szerokiego wachlarza narzędzi analitycznych. Dobre systemy potrafią wydobyć z każdego zakamarka aktualne dane. Przecież każdy, kto prowadzi biznes, potrzebuje szybkiej informacji, ile w określonym czasie wyniosły go koszty utrzymania floty. W tym i w szeregu innych celów system powinien zawierać zarówno stałe zestawienia i analizy, jak i dostępny z każdej kartoteki kreator analiz. Najlepsze programy zawierają wbudowane tzw. tabele przestawne - narzędzie bardzo podobne w użytkowaniu do tak samo nazwanej opcji dostępnej w Excelu, co przekonuje do wdrożenia systemu wielu firmowych analityków opierających swą pracę na tym popularnym arkuszu kalkulacyjnym.

Elastyczność programu, to nie tylko niski poziom trudności gromadzenia i analizowania danych, ale także dostosowanie programu do wielkości floty. Najlepszymi systemami są takie, które mogą spełnić swoje zadanie zarówno w firmie zarządzającej małą - od 15 do kilkudziesięciu pojazdów jak i tą zawierającą kilkaset bądź kilka tysięcy samochodów. Uniwersalność stanowi ważny aspekt, pozwala bowiem uniknąć kosztów podczas zmiany wielkości zarządzanej floty - niejednokrotnie podczas takiej operacji wymagane jest zamienienie jednego programu na inny.

Przypominacze
Nawet przy niewielkiej flocie, zachodzi prawdopodobieństwo pominięcia ważnych terminów. Wybierając oprogramowanie do zarządzania flotą, należy się upewnić, że system zawiera taki moduł przypomnień. Kolejna kwestia to łatwość jego używania. Program sam powinien dopilnować terminów kolejnych badań technicznych, serwisów, ważności poszczególnych dokumentów kierowców i pojazdów. Co więcej, wskazane jest aby generował także SMS-y i maile z treścią takiego przypomnienia nie tylko użytkownikowi aplikacji, ale i kierowcy. Dobre systemy oprócz standardowych przypomnień zawierają także kreatory własnych indywidualnych przypomnień, tworzonych wg doraźnych kryteriów definiowanych przez użytkownika. Wskazane są także komunikaty ekranowe, pojawiające się na ekranie każdej, upoważnionej do otrzymania informacji osoby.

Aby móc przekonać się o nowoczesności i otwartości oprogramowania, należy sprawdzić czy istnieje możliwość współpracy z zewnętrznymi systemami np. FK czy HR, posiada moduły WEB - pozwalające na dostęp do danych z dowolnego miejsca, niekoniecznie w ramach firmowej sieci wewnętrznej. Wskazane jest także, by program posiadał wbudowane interfejsy do najpopularniejszych systemów księgowych i był otwarty na rozwiązania niestandardowe przy minimalnych kosztach. Warto zwrócić też uwagę, czy obsługuje on inne standardowe mechanizmy, jak generowanie pism i możliwość wysłania ich przy pomocy poczty elektronicznej bądź wysyłanie i odbieranie SMS-ów. Jeśli zawarte są w nim informacje świadczące o możliwości połączenia systemu z technologią GPS, map cyfrowych itp., to już wiemy, że producent oprogramowania „trzyma rękę na pulsie” i w przyszłości nie zabraknie kolejnych, ułatwiających pracę modyfikacji.

Proste, krótkie wdrożenie
Kolejnym, ważnym czynnikiem jest proces wdrażania systemu w firmie. Najbardziej optymalne programy zostały zaprojektowane w taki sposób, aby mógł zrobić to sam użytkownik bez potrzeby ponoszenia dodatkowych kosztów. Ponadto pomoc w skonfigurowaniu systemu oraz bieżącą pracę musi ułatwiać rozbudowana, kontekstowa dokumentacja, dostępna z każdego miejsca w systemie, rejestr zmian wprowadzanych do niego podczas pojawiania się na rynku kolejnych wersji programu oraz kompleksowe szkolenia użytkowników. Bez dostępu do tak wypracowanych rozwiązań, firmie po raz kolejny grozi strata czasu i co za tym idzie, pieniędzy.

Najlepsze systemy, to takie, które za punkt odniesienia wzięły przede wszystkim doświadczenia firm zajmujących się szeroko rozumianą flotą, kontakty z fleet managerami. Tylko dzięki tej relacji ma szanse powstać produkt „marzeń i życzeń” - zachowujący równowagę między indywidualnymi zapotrzebowaniami przedsiębiorstw, a standardami wyznaczanymi przez prawo i rynek. Nowy użytkownik powinien więc otrzymać program, posiadający z jednej strony standaryzowane wydruki np. dotyczące faktur, kartoteki pozwalające rejestrować wszystkie najważniejsze informacje z otrzymywanych dokumentów, np. polis. Z drugiej strony zadaniem systemu jest elastyczność, sparametryzowanie, dopasowanie się do aktualnych potrzeb organizacji, np. poprzez mechanizm modyfikacji dostępnych wydruków.
Nawiązując do źródeł, producent oprogramowania powinien ponadto udostępnić usługę uzupełniania dostępnych funkcjonalności o nowe, sukcesywnie włączane do kolejnych wersji programu. A na specjalne życzenie, dla przygotowania tych całkiem indywidualnych rozwiązań, może zostać udostępniona oddzielna usługa. Otwartość na zmiany i dynamiczność to właśnie kolejne cechy, którymi powinien charakteryzować się wybierany produkt.

Kontakt z producentem
Po zakupie i wdrożeniu programu, pojawiają się dylematy dotyczące bieżącej pracy. Ważna jest wiedza o sposobach komunikacji producenta oprogramowania. Oczywiście ideał stanowi serwis działający 24 godziny na dobę, natychmiastowe odpowiedzi i naprawy, ale jak dotąd nikt na świecie nie osiągnął takiego poziomu. Jako kryteria należy postawić dobrą komunikatywność, łatwość uzyskiwania odpowiedzi w maksymalnie najkrótszym czasie. Podczas wyboru systemu powinno się zapoznać z listą klientów, referencjami. Im bardziej znane i znaczące firmy użytkują na co dzień program, tym lepiej świadczy o usługodawcy i proponowanym produkcie.
Reasumując, podczas wyboru optymalnego oprogramowania, przed kierownikiem floty staje trudne zadanie. Aby dokonać właściwej selekcji dostępnych na rynku systemów, należy odpowiedzieć sobie na pytanie - czego tak naprawdę oczekuję od programu.