Jak wybrać dostawcę CFM?

Minął pierwszy kwartał, a wraz z nim pierwsze podsumowania w 2008 roku. Jest to również okazja do poszukania oszczędności. Rozwiązaniem pozwalającym ograniczać koszty, po które coraz częściej sięgają firmy, jest outsourcing floty. Przed podjęciem decyzji warto postawić sobie pytanie, w jaki sposób znaleźć doświadczonego i godnego zaufania partnera. Skąd czerpać informacje na temat dostawcy CFM? Na jakie elementy zwracać uwagę przy jego wyborze? Szukając odpowiedzi na te pytania warto skorzystać z doświadczenia ekspertów. Wskazówkami na temat tego, na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy CFM dzielą się praktycy branży, przedstawiciele LeasePlan Fleet Management.

Źródła informacji
Poszukując informacji na temat leasingodawcy, klienci sięgają najczęściej po specjalistyczne pisma poświęcone tematyce flotowej, które są skarbnicą wiedzy na temat zarówno samego rynku CFM, jak i obecnych na nim dostawców. Równie cenne są wszelkie źródła raportowe - zestawienia i rankingi, które dostarczają danych ilościowych oraz jakościowych. Przykładem takich zestawień jest Book of Lists, który zawiera rankingi obejmujące wszystkie główne dziedziny polskiej gospodarki, w tym branżę CFM. Godne uwagi jest również badanie „Telefectiv Top 10 fleet management companies”, które dodatkowo wyszczególnia wskaźniki zaufania i satysfakcji klientów.
Wiele informacji dostarczają również wszelkiego rodzaju spotkania branżowe, w których uczestniczą zarówno dostawcy CFM, jak i fleet managerowie korzystający z ich usług. Jest to doskonała okazja do rozeznania się w specyfice sektora zarządzania flotą, ze względu na towarzyszące takim spotkaniom wystąpienia przedstawicieli firm, panele dyskusyjne oraz stoiska wystawiennicze. Dodatkowo w ramach np. Fleet & Business Day ogłaszane są wyniki plebiscytów, przyznawane są również nagrody branżowe.

Dodatkowy atutem, przy wyborze dostawcy CFM, jest z pewnością jego przynależność do organizacji i stowarzyszeń branżowych, np. Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów. Dzięki temu klient ma pewność, że dana firma w ramach swojej działalności, przestrzega określonych zasad oraz standardów. Przekłada się to bezpośrednio na wiarygodność rynkową firmy oraz większe zaufanie ze strony klientów. Warto też zwrócić uwagę na to czy firma angażuje się w rozwój branży, w której działa. Przykładowo eksperci LeasePlan regularnie dzielą się swoja wiedzą oraz doświadczeniem w ramach spotkań i konferencji branżowych - dodaje Paweł Błaszczak, Kierownik Działu Sprzedaży LeasePlan Fleet Management. Jednak źródłem informacji, na którym klienci najchętniej polegają są referencje tych, którzy z danej usługi już korzystają. Osobiste polecenie ze strony zadowolonego użytkownika jest najpewniejszym, a zarazem najbardziej cenionym przez klientów źródłem informacji. Dane na temat firm oraz jakości świadczonych przez nie usługi leasingu czy też wynajmu długoterminowego, wymieniane są pomiędzy osobami związanymi z obsługą floty. Przedstawiciele tej branży są generalnie bardzo aktywni - uczestniczą w konferencjach, szkoleniach, są zrzeszeni Stowarzyszeniu Kierowników Flot Samochodowych. Klienci chętnie pytają więc o referencje fleet managerów, ze względu na to, że stanowią oni bezpośrednie źródło informacji na temat działalności operacyjnej dostawców CFM. Innym źródłem referencji są również dyrektorzy finansowi, a warto pamiętać o tym, że to właśnie oni dysponują informacjami na temat szczegółów współpracy od strony finansowej - mówi Robert Gierszon, Account Manager LeasePlan.
Źródłem informacji są również dealerzy samochodów. Klienci często, zanim zdecydują się na outsourcing floty, mają już doświadczenia związane z zakupem i obsługą samochodów firmowych we własnym zakresie. Z kolei dealerzy, wraz ze stacjami obsługi współpracują niejednokrotnie z dostawcami CFM, dzięki czemu również mogą podzielić się doświadczeniami związanymi z tą współpracą.

Umowa
Umowa pełnoobsługowego leasingu operacyjnego jest umową o charakterze cywilno - prawnym. Regulowane są w niej kwestie związane z finansowaniem floty, ubezpieczeniem, naprawami, ogumieniem, assistance i samochodem zastępczym, paliwem oraz kosztami wcześniejszego zakończenia umowy. Z chwilą wprowadzenia nowelizacji ustawy o VAT, dla zapewnienia klientom najkorzystniejszych warunków rozliczenia, umowa została podzielona na cztery części: umowę leasingu operacyjnego, w ramach której VAT można odliczyć w 60% (nie więcej jednak niż 6 tys. zł), umowę zarządzania flotą samochodową, gdzie możliwe jest pełne odliczenie VAT oraz umowę ubezpieczeniową i umowę sprzedaży paliw. W przypadku ostatniej, odliczenie podatku zależy od tego, czy firma CFM posiada koncesję na obrót paliwami. Jeśli posiada koncesję, odlicza VAT, dzięki czemu VAT klienta nie jest naliczany podwójnie natomiast w momencie, gdy koncesji nie ma, podatek jest nieodliczalny, bowiem firma zarządzająca flotą jest traktowana jako końcowy odbiorca paliwa. Najważniejszymi elementami umowy pełnoobsługowego leasingu operacyjnego, na które należy zwrócić uwagę są kwestie, mogące spowodować powstanie dodatkowych kosztów, poza tymi, ponoszonymi w ramach opłaty leasingowej. Umowa o leasing operacyjny z obsługą serwisową gwarantuje zarówno klientowi, jak i firmie zarządzającej jego flotą dochodzenie wzajemnych praw. Firma CFM zobowiązana jest (w zależności od zakresu usług objętych umową) dostarczyć samochody w terminie, zarejestrowane i ubezpieczone, a w trakcie kontraktu, wykonywać wszystkie naprawy oraz zapewnić kierowcom mobilność - mówi Artur Sulewski, Dyrektor Handlowy LeasePlan. Gruntowne zapoznanie się ze szczegółami oferty, jest kluczowym elementem przy wyborze dostawcy CFM. Od tego, jak będzie przygotowana umowa, będą zależeć późniejsze warunki współpracy. Warto się zatem upewnić, że firma jest elastyczna w dostosowywaniu się do potrzeb klienta i realizacji zobowiązań zawartych w umowie. Nie jest rolą klienta, aby domagać się szczegółowych ustaleń. To firma CFM powinna zadbać o to, żeby klient otrzymał jak najdokładniejsze informacje dotyczące oferowanych mu usług. Uczciwym partnerom biznesowym będzie zależeć na tym, żeby przekazać jak najwięcej informacji dotyczących wszelkich aspektów związanych z zakresem usług objętych umową. Dzięki temu eliminuje się sytuacje, w których klient jest zaskakiwany dodatkowymi kosztami. Jeśli dostawca CFM unika udzielania wyczerpujących odpowiedzi na pytania o kwestie związane z zakresem świadczonej obsługi, równie dobrze możemy spodziewać się, że otrzymamy od niego umowę opatrzoną listą odwołań spisanych małym druczkiem ¬- mówi Paweł Błaszczak, Kierownik Działu Sprzedaży LeasePlan Fleet Management.

Finansowanie
Wynajem długoterminowy floty jest rozwiązaniem, które łączy korzyści leasingu operacyjnego i outsourcingu zarządzania i administrowania parkiem samochodowym. Najważniejszą zaletą przemawiającą za tą formą finansowania jest brak konieczności zamrożenia własnych środków finansowych. Dodatkowo dla leasingu operacyjnego raty stanowią koszt uzyskania przychodu, zmniejszając tym samym podstawę opodatkowania oraz poprawiając płynność finansową. Outsourcing floty daje również wybór sposobów realizacji płatności. Wpłata własna przy leasingu operacyjnym powinna być jedną z opcji do wyboru. Klienci korzystają z niej najczęściej wtedy, gdy potrzebują obniżyć wartość późniejszej raty leasingowej dla konkretnego samochodu albo w przypadku, gdy mają do zagospodarowania nadpłynność finansową. Jednak w sytuacji, w której klient nie ma takiej potrzeby, wpłata własna nie powinna stanowić elementu obowiązkowego. W leasingu operacyjnym bowiem nie chodzi o to, żeby z góry płacić za samochód, ale o to, aby w ratach płacić tą część, która podlega finansowaniu, czyli różnicę pomiędzy wartością zakupu samochodu, a jego wartością rezydualną - mówi Paweł Błaszczak, Kierownik Działu Sprzedaży LeasePlan. Kolejną istotną kwestią jest rodzaj oprocentowania. Zwłaszcza obecnie, kiedy sytuacja na rynkach kapitałowych nie jest stabilna. Dla części klientów będzie bardzo istotne, żeby mieli możliwość wybrania oprocentowania stałego. Za oprocentowaniem zmiennym przemawia natomiast fakt, że może się ono okazać tańsze w krótszych przedziałach czasu. W przypadku finansowania bardzo istotna jest również transparentność kosztów składających się na wysokość raty leasingowej. LeasePlan Fleet Management wprowadził pod koniec 2007 roku innowacyjną na polskim rynku usługę - Otwarta Kalkulacja. Gwarantuje ona klientowi nie tylko przejrzystość kosztów ponoszonych na flotę, ale także podział zysków, wspólnie wypracowanych w trakcie okresu leasingowego. Usługa ta wpisuje się w zasadę transparentnie prowadzonej działalności biznesowej. Tym samym daje klientowi pewność, że ponoszone przez niego koszty obsługi floty są zgodne z realnymi wydatkami firmy CFM na ten cel. Zasadą Otwartej Kalkulacji jest wspólne wypracowywanie oszczędności przez firmę CFM i klienta. Dzięki takiemu rozwiązaniu obydwie strony są zmotywowane do pracy w celu uzyskiwania oszczędności w kosztach floty. Działania te są bowiem opłacalne zarówno dla klienta korzystającego z usługi zewnętrznego zarządzania flotą, jak i firmy CFM. W przypadku, gdy zabudżetowane koszty okazują się niższe, niż faktycznie poniesione na użytkowanie floty wydatki, całą powstałą w ten sposób stratę absorbuje LeasePlan. Wszelkie ryzyko wyższych niż przewidywane kosztów jest więc po stronie firmy CFM - wyjaśnia Jarosław Oworuszko, Dyrektor Finansowy LeasePlan.

Zakup
Warto również pamiętać o tym, że im większy partner biznesowy, tym korzystniejsze ma wypracowane warunki współpracy z innymi firmami. Najprostszym przykładem są rabaty na zakup samochodów, które bezpośrednio przekładają się na wysokość późniejszych kosztów klienta. Bardzo ważna jest przejrzystość oferty przygotowywanej na konkretny samochód. Często oferty przedstawiane klientowi nie zawierają pełnej specyfikacji auta, włączając w to cenę jego zakupu. Natomiast większość klientów, przy porównywaniu ofert, koncentruje się na wysokości raty proponowanej na dane auto, jednocześnie nie porównując specyfikacji. Tym samym okazuje się nieraz, że oferty na ten sam model, są de facto ofertami na dwa zupełnie różne samochody - mówi Paweł Błaszczak, Kierownik Działu Sprzedaży, LeasePlan. Firma CFM powinna również umożliwić klientowi wybór najwygodniejszej dla niego opcji odbioru samochodów. Zaletą dostarczenia aut bezpośrednio do klienta jest niewątpliwie brak konieczności angażowania pracowników firmy, jednak odbiór u dealera również ma swoje plusy. Jednym z nich jest możliwość uzyskania wszelkich informacji, dotyczących samochodu bezpośrednio od specjalistów. Dodatkowo, w przypadku jeśli wystąpiłyby jakiekolwiek wątpliwości bądź problemy z odbieranym autem, można natychmiast zareagować. Mało osób wie o tym, że gwarantem na nowe auta jest dealer, a nie firma leasingowa. Właśnie z tego względu dealerzy również preferują odbiór osobisty. Dealerzy współpracujący z firmami leasingowymi należą najczęściej do tzw. sieci preferowanych dostawców, co wiąże się z wypracowaniem pomiędzy nimi określonych zasad współpracy. Dzięki temu, w sytuacji jeśli auto nie zostanie dostarczone przez importera lub dealera na czas albo w przypadku, kiedy wystąpią jakieś usterki, klient ma zapewnione auto zastępcze do czasu kiedy jego samochód będzie gotowy do odbioru - dodaje Robert Gierszon, Account Manager LeasePlan. Na wybór dostawcy Car Fleet Management wpływa szereg elementów związanych z proponowanymi przez niego warunkami współpracy. W kolejnej części materiału przedstawione zostaną szczegóły związane z zakupem i ubezpieczeniem floty oraz jej późniejszą eksploatacją. Przybliżymy wszystkie aspekty, na które musi zwrócić uwagę klient podczas analizowania warunków dokonywania napraw i przeglądów. Eksperci opowiedzą również o tym jak powinna przebiegać współpraca firmy CFM z klientem od momentu podpisania umowy, aż do zakończenia kontraktu.