Wakacje z podatkiem, czyli użytkowanie samochodu firmowego podczas urlopu

Za kilka dni zaczyna się okres urlopowy, zastanawiamy się więc czy wyskoczyć gdzieś samolotem, pociągiem, a może w podróż wybrać się samochodem. Skoro pod domem stoi auto służbowe?

Czy planując wyjazd wakacyjny, bądź inny, ale prywatny można brać pod uwagę wykorzystanie auta służbowego? W końcu to dla wielu pracowników nie tylko narzędzie pracy, ale pewien dodatek do pensji, podobnie jak telefon, komputer, karnet na basen czy siłownię. Na pierwszy rzut oka tak mogłoby się wydawać. Jednak dla organów podatkowych istnieje jasna granica między tym, co prywatne, a tym, co służbowe.

Zapłać za swój wyjazd

Zgodnie z przepisami samochód służbowy i wykorzystywanie go do celów prywatnych to kolejne nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika. Uzyskuje on korzyści, bo używa samochodu pracodawcy na własne potrzeby. Urzędy nie mają wątpliwości, że jest to jego przychód. A żeby było jeszcze śmieszniej, przychód ten powinien być wyceniany według cen stosowanych przez wypożyczalnie - czyli około 200 zł za dobę (niejednokrotnie plus ubezpieczenie i paliwo). Udostępnienie auta może się więc okazać nieopłacalne dla użytkującego. Dlatego firmy niechętnie rozliczają prywatne wyjazdy swoich pracowników. W wielu zakładach obowiązuje prosty schemat: masz auto służbowe i co miesiąc przejeżdżasz określoną liczbę kilometrów, więc jeśli chcesz jechać gdzieś prywatnie zgłoś to swojemu pracodawcy deklarując ile kilometrów przejedziesz i zostanie ci to potrącone z pensji, albo uregulujesz to po jej otrzymaniu. Tak na przykład wygląda sytuacja wykorzystania aut służbowych do celów prywatnych w całej flocie PTK Centertel. - Zakłada się, że pracownik posiadający przypisany do siebie samochód służbowy, którego zasadność przypisania jest weryfikowana - użytkuje ten pojazd również do celów prywatnych. Wyraża jednak zgodę na comiesięczne potrącanie kwot wynikających z przeliczenia stawki za kilometr z założoną stałą ilością przejeżdżanych miesięcznie kilometrów w celach prywatnych plus faktycznie przejeżdżanych ponad wyznaczony limit - wyjaśnia Jerzy Kilanowski ekspert ds. transportu w PTK Centertel. - Dzięki takim uregulowaniom pracownicy mogą korzystać z samochodu służbowego podczas urlopu tankując nawet samochód za pomocą bezgotówkowych kart płatniczych. Są jednak zobowiązani zadeklarować i pokryć koszty przejechanych kilometrów podczas urlopu po powrocie - dodaje Kilanowski.

Podobnie do sprawy podchodzi także firma kosmetyczna Ziaja. Jak wyjaśnia Artur Szyngwelski, asystent dyrektora pracownicy mogą korzystać z samochodów podczas urlopów. - Oczywiście pracownicy sami finansują zakup paliwa podczas urlopów. Przedsiębiorcy nie są zobligowani do szczegółowej ewidencji przebiegów więc użytkujacy po prostu kupują paliwo na swój rachunek. Stan zbiornika przed i po wyjeździe powinien być taki sam - wyjasnia Szyngwelski. A jeżeli podczas uzytkowania samochodu mają potrzebę uzywać bagażnik rowerowy? Nie ma z tym kłopotu. - Bagażniki itp. pracownicy kupują we własnym zakresie - dodaje. Takie podejście do wykorzystywania służbowych aut jest jednak rzadko praktykowane. Wiele firm w związku z trwającymi w ministerstwie finansów pracami nad uregulowaniem tego sektora nie chce w ogóle zabierać w tej sprawie głosu. Poza tym bez względu na koszty paliwa, auto zyskuje duży przebieg (wyjazd wiąże się zawsze z większym przebiegiem), firma musi to rozliczyć angażując swój czas a także zwiększa się ryzyko uszkodzenia samochodu podczas takiego wyjazdu. Cieszy się oczywiście pracownik, dla którego możliwość wykorzystania auta służbowego do celów prywatnych jest wyjątkowo korzystnym rozwiązaniem.

Skarbówka mówi - nie!

A co na to urząd skarbowy? W skrócie mówią "jedź i płać".
Samochód służbowy przeznaczony jest do celów zawodowych. Korzystając z niego, pracownik wypełnia swoje obowiązki. Nie zarabia więc na tym, że pojedzie do kontrahenta, urzędu lub banku załatwić firmową sprawę. Zarabia firma - to oczywiste i zgadzają się na to też urzędy. Inaczej, gdy podróżuje w sprawach prywatnych. Tu urzędy nie mają wątpliwości - uzyskuje przychód, który pracodawca powinien doliczyć do wynagrodzenia. Sprawa jest jasna, jeśli szef pozwala oficjalnie wykorzystywać auto poza pracą wtedy musi naliczyć przychód. Z reguły jednak przyjmuje się, że samochód jest używany tylko na cele firmowe i pracodawca nie bawi się w ustalanie, kiedy, gdzie i za ile pojechał jego podopieczny. Oczywiście urząd może to zweryfikować.

Na pierwszy ogień pewne podejrzenia kontrolerów wzbudzą faktury na benzynę z miejscowości, w których firma nie ma żadnych interesów, albo miejscowości znanych jako kurorty wypoczynkowe. Zwrócą oni również uwagę na koszty eksploatacji auta w czasie wakacji pracownika oraz podczas weekendu. Mogą też sprawdzić, czy wydatki na samochód są adekwatne do charakteru pracy użytkownika.

Tyle teoria. W praktyce jednak sytuacja może wyglądać zupełnie inaczej. Zgodnie z obiegową opinią, że dopóki wszystko jest dobrze, to jest dobrze pracownicy za lub bez zgody swoich pracodawców wykorzystują auta do celów prywatnych. A to podjechać do sklepu, a to odebrać dziecko z przedszkola, wreszcie podskoczyć do znajomych, na weekend na działkę lub nad morze czy w góry. Zaczyna się od niedalekich wyjazdów i niewielkich przebiegów. Gdy nic się w firmie nie dzieje, trasy są coraz dalsze i dalsze. Trudno się jednak temu dziwić, gdy samochód służbowy, co wynika z umowy o pracę, jest dodatkiem do wynagrodzenia, pewnym uzupełnieniem, a nie li tylko pojazdem służbowym. Bo gdyby tak było do końca to pracownik winien do pracy dojechać swoim transportem, tam przesiąść się do służbowego auta i tak samo wrócić do domu.

Korzystanie z samochodu na wakacjach jest jeszcze większym problemem, ponieważ liczba przejechanych kilometrów jest zazwyczaj dość znaczna, a czas użytkowania auta do celów prywatnych jest dłuższy, przez co firma traci kontrolę nad własnym pojazdem w jeszcze większym stopniu. Trzeba się liczyć z większymi przebiegami, które skutkują dodatkowymi wydatkami na paliwo, przeglądy, naprawy i opony. Należy również wziąć pod uwagę podwyższone ryzyko szkód komunikacyjnych.

Jeśli już to prywatnie

Przy przekazaniu samochodów służbowych do użytku prywatnego ważne jest szczegółowe ustalenie, w jakim zakresie mogą być one użytkowane po godzinach pracy. Firma może udostępnić je w pełnym zakresie, ale może również ograniczyć ich użytkowanie. Ograniczenia mogą dotyczyć akceptowanych przez firmę kosztów oraz państw na terenie których można użytkować pojazd. Często stosowaną praktyką jest udostępnianie samochodu na urlop w kraju, ale nie na wyjazdy zagraniczne. Zmniejsza to ryzyko na wypadek zaistnienia szkody. Udostępniając pracownikom firmowe pojazdy po godzinach można także zaznaczyć, że firmowej karty paliwowej nie można używać do tankowania w celach prywatnych. Skutecznym rozwiązaniem jest wprowadzenie cezury czasowej, która określa np., że nie wolno korzystać z karty paliwowej od piątku od godziny 18.00, do godziny rozpoczęcia pracy w poniedziałek lub w trakcie urlopu. Wiele firm w obawie przed zbędnymi kontrolami organów państwowych wprowadza także zakaz tankowania samochodów służbowych w weekendy. Wiele zależy jednak od szczebla, na jakim znajduje się pracownik. Trudno, bowiem wyobrazić sobie, aby dyrektor lub prezes czy członek zarządu nie mógł auta służbowego wykorzystać podczas urlopu. Dla niego samochód to raczej dodatek do wynagrodzenia, a nie narzędzie pracy. Pracownicy wyższego szczebla zazwyczaj mają udostępnione auta służbowe bez większych ograniczeń, a np. przedstawiciele handlowi są zobowiązani do pokrywania w trakcie wakacji kosztów paliwa oraz materiałów eksploatacyjnych takich jak np. płyn do spryskiwaczy.

Za granicą kłopot

Wyjazd za granicę służbowym autem, pociąga za sobą konieczność uzyskania przez pracownika zgody właściciela pojazdu. W przypadku floty własnej musi być ona wydana przez upoważnioną do tego osobę w firmie, natomiast jeśli samochody firmowe są leasingowane, to zgoda taka powinna pochodzić od leasingodawcy. Nie jest to nic nadzwyczajnego. Wybierając się do niektórych krajów np. na Białoruś, Ukrainę lub coraz popularniejszej Turcji autem nie zarejestrowanym na siebie, konieczny jest dokument notarialny potwierdzający zgodę właściciela na użytkowanie samochodu. Co gorsza dokument powinien być przygotować w języku angielskim przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego. Zgodnie z nim samochód zostanie przy wjeździe do danego kraju wbity nam w paszport (lub zostanie wydana odpowiednia karta) i tylko ten sam kierowca i tym dokumentem będzie mógł dany kraj opuścić. W innym przypadku będziemy musieli zapłacić cło za wywóz samochodu.

Ważne jest także sprawdzenie zakresu terytorialnego ubezpieczenia AC. Auto Casco obejmuje zwykle teren Europy, z wyłączeniem ubezpieczenia od kradzieży w krajach byłego ZSRR (bez krajów nadbałtyckich) oraz czasami również Serbii szczególnie Kosowa, Czarnogóry i Turcji. Podobnie, jak w przypadku AC, warto sprawdzić, jaki jest zakres pakietu assistance. Oferowane w jego ramach usługi mogą być różne: naprawa pojazdu na miejscu zdarzenia, holowanie do najbliższego warsztatu, powrót do miejsca zamieszkania lub kontynuacja podróży innym środkiem transportu, zakwaterowanie w hotelu i samochód zastępczy. Nie wolno zapomnieć też o tzw. Zielonej Karcie, czyli ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych w ruchu zagranicznym. Po przystąpieniu Polski do Unii Europejskiej Polacy nie muszą się już legitymować Zieloną Karta w wielu krajach. Dokument ten jest jednak nadal wymagany w: Albanii, Iranie, Rumunii, Andorze, Izraelu, Serbii i Czarnogórze, Białorusi, Macedonii, Tunezji, Bośni i Hercegowinie, Maroku, Turcji, Bułgarii, Mołdawii i na Ukrainie.

Prawa i obowiązki

Pomimo ubezpieczenia, pracownik korzystający ze służbowego samochodu powinien mieć także świadomość, że pracodawca może go obciążyć z tytułu uszkodzeń powstałych z winy kierowcy. Musi to być jednak uregulowane w polityce flotowej firmy i umowie o pracę. Firmy często obciążają pracowników kosztami z dwóch podstawowych obszarów. Jednym z nich są wydatki nie pokrywane przez ubezpieczyciela. Firma ubezpieczeniowa może odmówić wypłaty odszkodowania w kilku sytuacjach: niedostarczenie dokumentów szkodowych, ucieczka z miejsca wypadku czy też prowadzenie samochodu w stanie nietrzeźwym. Warunki, w których ubezpieczyciel może nie wypłacić odszkodowania, przez co firma poniesie dodatkowe koszty, powinny być znane pracownikowi i powinien mieć on świadomość, kiedy może zostać zobowiązany do pokrycia kosztów we własnym zakresie.

Użytkownik może także zostać obciążony opłatami za naprawę uszkodzeń, które powstały ewidentnie z jego winy, np. w przypadku jazdy bez oleju w silniku, bądź wjechania w głęboką wodę.

Wykorzystywanie służbowego samochodu do celów prywatnych, bez znaczenia czy na wakacje czy podczas zwykłego dnia pracy, to kluczowa kwestia, jaka powinna być jasno i wyraźnie regulowana w firmie. Samochód to przecież w znacznej mierze narzędzie pracy, które generuje wysokie koszty, ale przyczynia się do podnoszenia dochodów. Warto, więc zadbać o to, aby i pracodawca i pracownik byli zadowoleni z jego wykorzystywania. Jeżeli tylko znane są reguły, nie powinno być kłopotu nawet z tym, że wszelkie akcesoria do wyjazdu wakacyjnego służbowym autem pracownik kupi sobie sam, informując wcześniej o tym pracodawcę i otrzymując na to najlepiej pisemną zgodę. I właśnie taki scenariusz działania przyjęty jest we flocie PTK Centertel i Ziaja, gdzie jak wyjaśnia Artur Szyngwelski nie zdarzyło się, żeby pracownik wyjechał samochodem służbowym na urlop bez zgody firmy. - Właśnie dlatego nie zastanawiałem się jakie byłyby konsekwencje uszkodzenia auta w takim przypadku - dodaje Szyngwelski.

Prywatny do celów służbowych

Nie każda firma może sobie pozwolić na kupno floty samochodów, tak by każdy z pracowników dostał jeden na swój użytek. Nawet w sytuacji, gdy kilka aut stojących na parkingu przed siedzibą firmy jest do dyspozycji pracowników udających się w sprawach służbowych, może zdarzyć się, iż w danej chwili wszystkie są gdzieś w trasie. Bardzo częstą praktyką wtedy jest wykorzystywanie do Celów służbowych prywatnych aut pracowników. Można wyróżnić tu dwa cele jazd służbowych:

Za przejazd samochodem prywatnym w podróży służbowej poza granicami miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów tej podróży. Możliwych jest tu kilka rozwiązań. Najczęściej sposób oraz wysokość wypłacania należności z tego tytułu reguluje układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę. Jeśli w żadnym z tych dokumentów ta kwestia nie jest uregulowana, to mocy prawnej nabierają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej a dotyczące pracowników sfery budżetowej (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.). Według tych przepisów pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości równej iloczynowi przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr, przy czym stawka ta nie może być wyższa niż:

- 0,7846 zł w przypadku auta o pojemności skokowej silnika większej niż 900 cm3;
- 0,4894 zł dla aut o pojemności silnika do 900 cm3.

Przebieg pojazdu, z podaniem liczby przejechanych kilometrów, miejsca docelowego oraz celu podróży, musi być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu. Ważne, iż pracodawca musi wyrazić wcześniej zgodę na wykorzystanie do podróży służbowej auta prywatnego. Co istotne, nie musi to być własność pracownika - może to być na jego wniosek np. samochód znajdujący się w jego użyczeniu. Z kolei, jeśli pracownik wykorzystuje swój prywatny samochód tylko w jazdach lokalnych, to pracodawca może przyznać mu miesięczny limit przejechanych kilometrów, który jednak nie może być większy od podanego w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury (Dz. U. z 2002r., Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Maksymalny limit jest uzależniony od liczby mieszkańców, jaka zamieszkuje gminę, w której siedzibę ma pracodawca:

- do 100 tys. - 300 km;
- pow. 100 tys. - 500 km;
- pow. 500 tys. - 700 km.

Zwrot kosztów przyznawany jest w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.