5 powodów dlaczego firmy transportowe płacą wysokie kary

Nawet do 30 tysięcy złotych - tyle może wynieść kara nałożona na firmę transportową podczas kontroli przeprowadzonej przez inspektorów Inspekcji Transportu Drogowego (ITD) lub Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), w siedzibie przedsiębiorcy. Jak się okazuje - takie kary spotykają firmy transportowe dość często. Niestety w znakomitej większości przypadków firmy dopełniają się wykroczeń świadomie, mając nadzieję na szybszy i łatwiejszy zysk. Znane są jednak także przypadki, w których kierowcy przepisy łamią bez wiedzy pracodawcy lub po prostu przewoźnik gubi się w polskiej biurokracji i nieświadomie popełnia błąd. Warto więc przyjrzeć się bliżej najczęstszym powodom nakładania kar i metodom ich unikania.

1. Nierzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy

Zgodnie z Ustawą o Czasie Pracy Kierowców art. 25 każdy właściciel firmy transportowej ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców. Samodzielne prowadzenie tego typu dokumentacji jest często przyczyną wielu poważnych błędów. Pracodawcy popełniają w tym miejscu często pomyłki związane z prawidłowym naliczeniem wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych czy okresach dyżuru. Warto pamiętać, że na ewidencję czasu kierowców składa się kilka czynników: godziny planowanej i wykonanej pracy, nadgodziny, godziny pracy nocnej, dyżury, dni wolne. Zaniedbanie każdej z tej kwestii może nieść ze sobą kosztowne skutki, dlatego też nie można doprowadzić do zaniedbać na żadnym polu.

2. Braki w ciągłości zapisów aktywności kierowców

Brak w ciągłości zapisu aktywności kierowcy - to właśnie on jest najczęstszą przyczyną nakładania kar finansowych przez służby kontrolne. Każda luka w ciągłości, to kara w wysokości 300 zł. Zgodnie z przepisami Ustawy o Czasie Pracy Kierowców art. 31) każdy właściciel firmy transportowej musi dbać o ciągłość zapisu aktywności swoich kierowców - najlepiej z dokładnością do 15 minut.

3. Błędy w rozliczeniach podróży służbowych

Każdy pracodawca zatrudniający kierowców w swoim przedsiębiorstwie powinien prawidłowo naliczyć im zwrot kosztów związanych z wykonywaniem zadania służbowego. Wyjazdem służbowym można nazwać sytuację, w której pracownik opuszcza miejscowość, w której jest zatrudniony, w celu wykonywania obowiązków służbowych na terenie innego miasta lub obszaru geograficznego. Ustalenie, czy wyjazd można traktować jako podróż służbową, za którą należy się zwrot kosztów i należna dieta, może odbyć się na zasadzie weryfikacji zapisów z wykresówek kierowców, danych z cyfrowych kart kierowców, czy tachografów cyfrowych. Pamiętajmy jednak, że błędne ich naliczenie lub całkowity ich brak może skutkować nakazem natychmiastowej wypłaty zaległości z ostatnich 3 lat.

4. Niewiedza na temat oceny ryzyka występowania naruszeń

Od maja 2010 roku obowiązuje w Polsce system oceny firm transportowych. Podczas kontroli, oprócz ewentualnych kar finansowych, firma dostaje także punkty. W 2010 roku suma punktów, która powodowała, że firma może zostać wytypowana do kontroli wynosiła 100, za rok 2011 jest to już tylko 50 pkt. Przekroczenie jej liczby sprawia, że w kolejnym roku będą one kontrolowane w pierwszej kolejności. To z kolei sprawia, że łatwiej wykryć kolejne wykroczenia itd. Aż do odebrania licencji. Wyobraźmy sobie przedsiębiorcę zatrudniającego 10-ciu kierowców, i każdy z nich popełni w ciągu roku jedno bardzo poważne naruszenie, skutek - kontrola w siedzibie przedsiębiorcy. Dlatego warto znać swój aktualny współczynnik ryzyka i odpowiednio na niego zareagować.

5. Niedostateczna wiedza o wykroczeniach popełnianych przez zatrudnionych kierowców

Art. 92 Ustawy o Transporcie Drogowym mówi, że to właściciel licencji na transport) ponosi odpowiedzialność finansową za wykroczenia popełnione przez swoich kierowców. Czy wiesz, jakich wykroczeń na drogach dopuścili się Twoi kierowcy? Lepiej wiedzieć, gdyż łączna suma kar za takie wykroczenia może podczas kontroli drogowej wynieść nawet 10 tysięcy złotych. A podczas kontroli w przedsiębiorstwie - nawet 30 tysięcy złotych!

Jak skutecznie unikać kar?

Na ten temat nie ma sensu się rozpisywać - jedynym skutecznym sposobem unikania kar finansowych jest oczywiście przykładanie uwagi do najdrobniejszych szczegółów w kwestii rozliczeń czasu pracy i wypłat kierowców. Jeśli jednak obowiązki prezesa nie pozwalają Ci znaleźć wolnego czasu w ilości wystarczającej do zaznajomienia się ze wszystkimi niuansami prawnymi lub po prostu brakuje Ci kompetencji do prowadzenia wszelkiego rodzaju rozliczeń, poszukaj odpowiedniej firmy, która wszystkie kłopotliwe kwestie weźmie na swoje barki.

Niewielkie przedsiębiorstwa specjalizujące się w rozliczeniu czasu oraz wynagrodzeń kierowców stają się coraz popularniejsze. Skorzystanie z usług tego typu podmiotów może być więc doskonałą alternatywą od zatrudniania kolejnego, wyspecjalizowanego pracownika.