Grzegorz Konkol - koordynator floty samochodowej w Iglotechu, wypełnił kwestionariusz FlotyAutoBiznes

I. Auta, finansowanie zakupu

Liczba pojazdów we flocie. 
- Posiadamy 54 samochody, w tym 44 osobowe, pięć dostawczych, dwa ciężarowe i trzy specjalne: zamiatarkę, koparko-ładowarkę i ciągnik wielozadaniowy.

Marki i modele.
- Zdecydowanie największą część naszego parku maszyn stanowi Škoda Octavia - Octavia I, Tour oraz II - w sumie 35 sztuk. Do tego dochodzą kolejne dwie marki grupy rodem z Wolfsburga: Volkswageny Passaty i Audi A6. Dodam jeszcze obecność w firmie Mercedesów Sprinterów, Fiata, Iveco, Toyoty HDJ 90 i Volvo XC 90. Dlaczego Škoda wiodącym dostawcą aut do firmy Iglotech?
- Jesteśmy bardzo zadowoleni ze współpracy ze Škodą, także w aspekcie serwisowym. Auta rzadko ulegają awariom, obsługa nie stanowi problemu dla użytkowników. Jesteśmy w przede dniu wymiany floty i bardzo możliwe, że znów sięgniemy po markę rodem z Czech.

Rozważacie zakup w najbliższym czasie jeszcze innych marek?
- Nasza firma jest bardzo specyficzna jeśli chodzi o obszary decyzyjne. Oprócz oczywistej analizy ofert, duży wpływ mają osobiste poglądy właścicieli. Niewykluczone, że ostatecznie sięgniemy po inne marki niż Škoda. Pojazd jeżdżący w Iglotechu musi gwarantować wysoką jakość, niezawodność, dostępność serwisu, ekonomię użytkowania. Być może będzie to Opel, Ford lub jedna z marek dalekowschodnich. Czas pokaże... Liczba aut we flocie ulegnie zwiększeniu, zmniejszeniu, pozostanie na stałym poziomie?
- Na przestrzeni lat liczba aut zawsze stanowiła wypadkową aktualnych potrzeb. Ostatnio wiele inwestowaliśmy w rozwój firmy. Planujemy otwarcie nowych oddziałów. Można więc spodziewać się niewielkiego wzrostu liczebności pojazdów.

Finansowanie zakupu.
- W ostatnich latach podstawową formą zakupu aut był leasing finansowy. Aktualnie 74 procent naszych samochodów zostało wykupionych z leasingu. Pozostałe - 26 procent nadal jest w leasingu. Być może skorzystamy w przyszłości z innych form finansowania - zawsze jesteśmy otwarci na korzystne propozycje, więc niczego nie wykluczamy. Aktualnie bardzo wnikliwie analizujemy oferty związane z outsourcingiem. Obecnie korzystamy już z usług LeasePlanu, ale tylko w aspekcie obsługi kart paliwowych.

Pracownicy średniego i wyższego szczebla mają wpływ na decyzję o wyposażeniu lub modelu auta?
- To zasadnicza grupa stanowisk z autami w naszej firmie. Muszą one być zróżnicowane przynajmniej na trzech poziomach: dla początkujących reprezentantów firmy, dla specjalistów przynoszących nam wymierne korzyści oraz dla kierowników gamy produktowej i kierowników oddziałów. Samochody powinny dysponować wyposażeniem z tzw. średniej półki. Obowiązkowo klimatyzacja, systemy bezpieczeństwa takie jak ABS, poduszki powietrzne, autoalarm oraz elektrycznie sterowane szyby. W grupie pojazdów dla dyrektorów regionów wyposażenie jest ustalane indywidualnie z dyrektorem handlowym oraz zainteresowanym pracownikiem.

Co stanowi priorytet przy wyborze marki, modelu?
- Myślę, że jak zawsze w takich przypadkach: wizerunek marki, jakość wykonania, ekonomia użytkowania, dostosowanie modelu do wymogów i rangi stanowiska.

II. Paliwo

Korzystanie z kart paliwowych.
- Mamy auta w całej Polsce i między innymi dlatego współpracujemy z PKN Orlen, aktualnie poprzez LeasePlan w ramach Elektro- Holdingu. Zastanawiamy się nad kartami pozakoncernowymi, zapewniającymi zakup paliw na stacjach różnych właścicieli oraz możliwością realizacji opłat w podróży - za drogi płatne, czy naprawy bieżące w całej Europie. Pilotażowo przeznaczymy je dla osób realizujących zadania firmowe w warunkach wymagających takiej karty.

Limity spalania.
- Oczywiście, że występują. Analiza wydatków na flotę za 2011 rok pokazała, że najwięcej kosztuje nas paliwo. Dla każdego auta przyjęliśmy więc w 2012 roku normy spalania. Są one równe wynikom podawanym przez producentów aut w folderach, powiększone o 10 procent. To ostre wymagania jak dla pojazdów firmowych, lecz założyliśmy bardzo ambitnie, że w 2012 roku zaoszczędzimy 10 procent zużycia paliwa w odniesieniu do średniego poziomu statystycznego samochodu w 2011 roku. Analiza rezultatów za styczeń i luty 2012 wykazuje, że przed nami wiele pracy...

III. Serwis

Korzystanie z autoryzowanych/nieautoryzowanych serwisów.
- Zasadą jest korzystanie z autoryzowanych serwisów w okresie gwarancyjnym. Nie wykluczamy korzystania z nich po upływie gwarancji. Decyduje jakość obsługi oraz oczywiście rachunek ekonomiczny. W rejonie naszej centrali uruchomiliśmy kompleksową obsługę aut na bazie firmy serwisowo-naprawczej należącej do Grupy Iglotech.

Ocena pracy serwisów.
- Jesteśmy zadowoleni ze współpracy z salonem i serwisem Škody w Grudziądzu. Nasze potrzeby zawsze traktowane są tam priorytetowo, a profesjonalny poziom obsługi nie budzi zastrzeżeń. Wciąż poszukujemy placówek świadczących usługi na wysokim poziomie w umiarkowanej cenie w różnych lokalizacjach. Nie chcemy jednak, by na naszych autach uczyli się młodzi stażem i niedoświadczeni mechanicy.

IV. Car Policy

Korzystanie z aut do celów prywatnych.
- Dużą zaletę pracy w naszej firmie stanowi możliwość korzystania z pojazdów służbowych do celów prywatnych i to w dowolnym czasie. Dotyczy to jednak pracowników, którym auto przydzielono z tytułu zajmowanego stanowiska. Możliwość użytkowania samochodu przez pozostałych pracowników zależy od umotywowania wniosku składanego do przełożonego oraz dostępności środka lokomocji. Aktualnie opłata równa się kosztowi paliwa zużytego przez konkretne auto w czasie konkretnego wyjazdu lub kosztowi paliwa zużytego na przejazdy prywatne w danym miesiącu. Kadra kierownicza ponadto dysponuje bezpłatnymi miesięcznymi limitami kilometrów na jazdy prywatne - płaci jedynie za odcinki ponad limit.

Auto służbowe podczas urlopu.
- Istnieje taki przywilej. Oczywiście jeżeli w tym czasie firma będzie w potrzebie sprawa jest oczywista i każdy pracownik ma tego świadomość. Warto podkreślić, że również przejazdy służbowe są ściśle rozliczane - koszt obciąża komórkę organizacyjną, która korzysta z auta. Żadna trasa nie pozostaje bezimienna.

Za którym razem kierowca płaci za wypadek ze swojej winy?
- Dotychczas nie wprowadzaliśmy takiego rozwiązania. Podyktowane to było niewielką szkodowością w ostatnich latach oraz objęciem wszystkich aut pełnym pakietem ubezpieczenia. Jednak i w tym zakresie sytuacja jest z wielu względów bardzo dynamiczna. Podstawową przesłankę skłaniającą nas do analizy oraz rozpatrzenia obciążania kierowcy za wypadek z jego winy stanowi polityka ubezpieczycieli zaostrzających warunki likwidacji wybranych szkód komunikacyjnych. Występują oczywiście przypadki skrajne. Przykładem dachowanie jednej z naszych Octavii w 2011 roku wyłącznie z winy kierowcy, który w rezultacie stracił pracę.

Prawo odkupu auta na preferencyjnych warunkach po zakończeniu jego funkcjonowania we flocie.
- Jest stosowane i uznane jako jeden z czynników poprawiających dbałość o auto w okresie eksploatacji w firmie - co skutkuje także ostrożniejszą jazdą.

Mycie pojazdu.
- Leży w kategorii kosztów, za które odpowiadają kierownicy oddziałów, oni więc decydują o częstotliwości, zakresie, miejscu oraz koszcie takiej usługi. Zasadą jest obowiązek utrzymania auta w nienagannym stanie, ponieważ stanowi ono element wizerunku firmy. Swoją drogą, skoro pracownik używa auta służbowego do celów prywatnych to przynajmniej powinien poświęcić mu tyle czasu i wysiłku osobistego by wyglądało ładnie.

Struktura kosztów floty.
- Podsumowanie kosztów floty w 2011 roku dało następujące rezultaty: 38 procent wydatków przeznaczyliśmy na paliwo, 35 procent pochłonęły raty za samochody, 19 procent obsługa warsztatowa, 6 procent ubezpieczenie oraz 2 procent inne wydatki.

V. Ubezpieczenia

Korzystanie z brokera ubezpieczeniowego.
- Od niedawna korzystamy z lokalnego brokera - Agencji Ubezpieczeniowej Wojciech Płocharski z Kwidzyna. To doskonałe rozwiązanie zapewniające nam znacznie oszczędności na ubezpieczeniach.

Ubezpieczyciel.
- Zmienia się jeśli jest taka uzasadniona potrzeba. Ostatnio wiele aut ubezpiecza Inter- Risk.

Najważniejsze elementy w wyborze ubezpieczyciela.
- Zakres oferty, procedury działań podczas likwidacji szkód, sposób bieżącej współpracy z ubezpieczonym, skłonność do negocjacji warunków współpracy, sumaryczne koszty i ich niezmienność.

VI. GPS-y, Systemy IT

Korzystanie z GPS-ów.
- Tematyka stosowania GPS-ów była jedną z wiodących na niejednej konferencji FlotyAutoBiznes. Daliśmy się przekonać do tego rozwiązania. Od trzech lat korzystamy z tego typu urządzeń we wszystkich autach z wyjątkiem pojazdów właścicieli. Początkowo - 5-6 lat temu - zastosowaliśmy GPS-y pozwalające monitorowanie pozycji pojazdów oraz śledzenie szczegółowych danych z jazdy na ekranie, analizowanie raportów. Dało nam to wstępne doświadczenia i pozwoliło określić zakres informacji jakie chcemy uzyskiwać z tego urządzenia. Od trzech lat stosujemy rozbudowany system zawierający wspomniane funkcje oraz monitoring prędkości, parametry pozwalające na szczegółowe rozliczenie paliwa i jazdy prywatne/ służbowe. Aktualnie wdrażamy kolejną funkcjonalność - przydatną szczególnie w pionie handlowym - polegającą na planowaniu wizyt i ich weryfikacji przez przełożonych. Oczywiście od samego początku stosowania GPS pozostaje istotnym elementem zabezpieczenia auta przed kradzieżą. Przyznam, że początki stosowania spotkały się z dużym oporem pracowników. W wielu przypadkach oceniano proces w kategorii braku zaufania do zatrudnionego ze strony kierownictwa firmy. Jedna zdecydowana decyzja właścicieli przecięła te spory i je definitywnie zakończyła. Niewątpliwą korzyścią w początkowym etapie zastosowania GPS-ów było zdyscyplinowanie pracowników, z kilkoma nawet się pożegnaliśmy. Aktualnie nikt nie kwestionuje ich stosowania - są istotnym narzędziem pracy zarządzającego flotą oraz pionu handlowego.

System IT do zarządzania flotą.
- Kilka lat temu pokusiliśmy się o wprowadzenie bardzo dobrego i ciekawego oprogramowania wspomagającego zarządzanie flotą PasComu. Jednak później zrealizowaliśmy wdrożenie we współpracy z UE kompleksowego systemu zarządzania klasy MRP II Axapta, obejmującego całą firmę i teraz na tym oprogramowaniu pracujemy.

VII. Branding, kolory

Kolor pojazdów służbowych.
- Dotąd biały. Zastanawiamy się nad przejściem na kolor srebrny. Być może dobrym momentem będzie okres wymiany aut we flocie.

Branding.
- Na branding decydują się zwykle te małe i średnie firmy, które sporo osiągnęły i chcą się rozwijać - tak jak właśnie Iglotech, choć nie zamierzamy na to wydać wiele pieniędzy. Jeden z elementów stanowi oczywiście nałożony na auto - opracowany przez marketing i zatwierdzony przez właścicieli - wyróżniającym wzór oklejenia zewnętrznego, zawierający znak firmowy, nasze kolory, przenoszący ideę funkcjonowania firmy oraz dane do kontaktu. Wzór okresowo jest aktualizowany oraz zróżnicowany na autach poszczególnych szczebli zarządzania.

VIII. Bezpieczeństwo

Sprawdzenie umiejętności kierowcy przed przekazaniem mu auta służbowego?
- Zasadą jest odbycie jazdy próbnej z przyszłym kierowcą auta służbowego pozwalająca na przekazanie praktycznych uwag dotyczących użytkowania danego modelu oraz na obserwację zachowań pracownika za kierownicą.

Program związany z bezpieczeństwem floty.
- Wszystkie przedsięwzięcia zmierzające do poprawy bezpieczeństwa nazywamy umownie „Flota i bezpieczeństwo”, trudno mówić o programie. Formy są różne. Od premiowania pozytywnych zachowań, poprzez „Listę przestępców” przekraczających dozwoloną prędkość maksymalną, szkolenia on-line z zakresu użytkowania pojazdów, aż po poważne rozmowy i pożegnania. Ostatnio śledziliśmy interesujący program „Bezpieczna Flota PZU”. Nie zostaliśmy nim objęci, a chętnie byśmy skorzystali z podobnego przedsięwzięcia.

Korzystanie ze szkół doskonalenia jazdy.
- Miałem przyjemność uczestniczyć w Safety on Tour - treningu bezpiecznej jazdy Mercedes- Benz. Doceniam potrzebę i profesjonalizm takich przedsięwzięć. Jednak daleko posunięta komercjalizacja ośrodków czy szkół jazdy z pewnością nie sprzyja szerokiemu do nich dostępowi. Może warto by zastanowić się nad inną drogą upowszechnienia takich treningów? Na przykład poprzez dealerów lub ubezpieczyciela, któremu zależy na ograniczeniu ilości szkód komunikacyjnych.

Poziom szkodowości.
- Ostatnie trzy lata to ciągły spadek szkodowości naszej floty. Mogę powiedzieć, że zadowala nas aktualny poziom, ale pracujemy nad maksymalną likwidacją negatywnych zachowań na drodze.

IX. Ekologia

Ekojazda a floty.
- W 2010 roku podjęliśmy próbę rozpowszechnienia w firmie idei ekojazdy. Przeważający odzew sprowadzał się do stwierdzenia, że „taka jazda do niczego dobrego nie prowadzi i jedynie zagraża bezpieczeństwu na drodze”. Nie porzuciliśmy jednak tematu i dziś wiem - wtedy brakowało nam wiedzy i umiejętności, bo „zielone” poruszanie się po drodze wcale nie musi być ślamazarne. Sedno stanowi zrozumienie zasad i nabycie stosownych nawyków. Podejmujemy pałeczkę ponownie… tym bardziej że mamy przecież do wykonania zadanie ograniczenia zużycia paliwa we flocie.

Ekologia a wybór pojazdu.
- Patrząc na auta nagradzane mianem „Samochód roku” to wymóg naszych czasów. Jednak zarazem zbyt drogie przedsięwzięcie dla podobnych flot jak nasza. Czekamy na powiązanie ekologii z centralnymi uregulowaniami prawno-finansowymi.

X. Opony

Marka opon.
- Stosujemy opony z tzw. średniej półki, co odpowiada poziomowi aut we flocie. Nie przywiązujemy się do jednej marki. Rotacją zajmujemy się sami. Głównym dostawcą jest InterCars.

Serwisy oponiarskie.
- Doraźnie korzystamy z wysokospecjalistycznego serwisu w Kwidzynie, firmy Cegłowscy. Zasadnicze czynności realizujemy w naszej firmie remontowo-naprawczej.