Jak zarządzić sezonową wymianą opon we flotach aut firmowych?

Sezonowa wymiana opon w samochodach na stałe zagościła na liście obowiązkowych czynności obsługowych pojazdów większości polskich kierowców. Obecnie kończy się już okres zmiany ogumienia zimowego na letnie. Wymiana opon w zależności od ich rozmiarów, typu felg oraz rodzaju auta wiążę się w przypadku osoby prywatnej z kosztem 60 - 150 zł. Niestety bardzo często oznacza również konieczność oczekiwania na usługę nawet w kilkugodzinnych kolejkach w serwisach. W jaki sposób najlepiej zarządzić procesem wymiany ogumienia w dużych flotach samochodów firmowych, gdzie tego rodzaju czynnościom poddanych musi być czasami nawet ponad tysiąc aut? Czy w przypadku flot możliwe jest wygenerowanie oszczędności w kosztach związanych z sezonową zmianą opon oraz zredukowanie czasu potrzebnego na przeprowadzenie całego procesu? Jak wymianą ogumienia zarządzają wyspecjalizowane firmy wynajmu i leasingu pojazdów (CFM), mające pod swoją opieką kilka, kilkanaście, a czasami nawet kilkadziesiąt tysięcy służbowych samochodów? Na jakie korzyści i ułatwienia przy okazji zmiany opon mogą liczyć użytkownicy firmowych pojazdów zarządzanych przez firmy CFM? Producenci opon zalecają zmianę opon zimowych na letnie w momencie, gdy średnie dobowe temperatury powietrza zaczynają przekraczać 7 stopni Celsjusza. Często obserwowana w ostatnich latach nagła zmiana temperatur z zimowych na wiosenno - letnie powoduje, że proces zmiany ogumienia, ze względu na duży popyt na tego rodzaju usługi, może oznaczać dla kierowców konieczność poświęcenia nawet kilku godzin w oczekiwaniu w kolejkach. W przypadku samochodów służbowych, które na co dzień są narzędziem pracy, kilka godzin poświęconych na wymianę ogumienia każdego pojazdu firmowego, może poważnie zakłócić i utrudnić działalność przedsiębiorstwa. Przy flotach składających się z kilkuset samochodów, sezonowa wymiana opon staje się skomplikowanym zadaniem, mającym istotny wpływ nie tylko na mobilność całej firmy, ale w pewnym stopniu, również na jej działalność operacyjną. Proces ten może bowiem wyłączyć na kilka godzin nie tylko samochód firmowy, ale także jego kierowcę - pracownika. Czy profesjonalne firmy CFM, zajmujące się wynajmem i leasingiem pojazdów oraz kompleksowym zarządzaniem flotami, wypracowały procesy i narzędzia, skutecznie minimalizujące utrudnienia dla firm wynikające z konieczności wymiany opon? Bez oczekiwania w kolejkach, w dogodnej lokalizacji i terminie
Jednym z elementów zarządzania flotą w ramach leasingu operacyjnego z pełną obsługą pojazdów, inaczej zwanego wynajmem długoterminowym, obok przejęcia przez firmę CFM takich kwestii jak ubezpieczenia, przeglądy, czy naprawy, jest właśnie kompleksowe zarządzanie procesem wymiany opon. Najważniejszą zasadą pozwalającą na zminimalizowanie czasu potrzebnego do zmiany ogumienia jest odpowiednio wcześniejsze przygotowanie się do tego procesu: Firmy CFM do zmiany ogumienia na zimowe przygotowują się już latem, a do wymiany zimowego na letnie, w zimie - mówi Michał Cierniak, ekspert PZWLP, Zastępca Dyrektora Operacyjnego LeasePlan Fleet Management Polska. - Bardzo ważne jest rozpoczęcie całego procesu możliwie wcześnie tak, aby uniknąć tzw. szczytu i dużej liczby klientów w serwisach. Zmiana opon zimowych na letnie rozpoczynana  jest przeważnie na przełomie marca i kwietnia, jednakże wyznaczenie dokładnego terminu jest zawsze poprzedzone dokładną analizą prognoz pogody i dostosowane do aury faktycznie panującej za oknami.
 
Kluczowe znaczenie dla maksymalnego skrócenia czasu potrzebnego na wymianę opon ma współpraca z serwisami i warsztatami przygotowanymi do obsługi klientów flotowych.Na polskim rynku istnieje obecnie bardzo dużo firm zapewniających usługi serwisowe opon, w tym ich sezonową wymianę - twierdzi Michał Cierniak, ekspert PZWLP, Zastępca Dyrektora Operacyjnego LeasePlan Polska. - Obsługę aut firmowych jest jednak w stanie zapewnić już znacznie mniej placówek. Firmy CFM współpracują w większości przypadków z serwisami wyspecjalizowanymi w usługach oponiarskich. Ponadto pod uwagę brane są takie kryteria jak wyodrębnione stanowiska serwisowe do obsługi wyłącznie pojazdów flotowych, co znacząco skraca czas wykonywanych usług, czy odpowiednie urządzenia przystosowane do szybkiej wymiany opon w autach flotowych, które w dużej mierze są nowymi modelami samochodów, dostarczanymi przez producentów na coraz większych średnicach kół. Bardzo ważna jest również sama lokalizacja serwisu, pozwalająca użytkownikowi służbowego auta na szybki dojazd do obiektu oraz poczekalnia, umożliwiająca komfortowe oczekiwanie na wykonanie usługi i wykonywanie przez pracownika, kierowcę flotowego auta, chociaż niektórych elementów pracy zawodowej, np. rozmowę przez telefon, czy sprawdzenie poczty elektronicznej.  Użytkownicy służbowych samochodów obsługiwanych przez firmy CFM mogą liczyć również na takie udogodnienia, jak chociażby indywidualne umawianie przez konsultanta firmy zarządzającej flotą najbardziej dogodnego terminu i miejsca zmiany ogumienia, czy też elektroniczne (np. sms lub e-mail) powiadamianie o wymianie opon. Ponadto, do dyspozycji klientów firm wynajmu długoterminowego jest również usługa door to door, która w przypadku nie tylko wymiany opon, ale także wszelkich innych czynności serwisowych, zapewnia bardzo duży komfort i pozwala na nie angażowanie nawet w najmniejszym stopniu pracownika - kierowcy firmowego pojazdu w cały proces. Auto służbowe jest po prostu odbierane ze wskazanej lokalizacji przez kierowcę firmy CFM lub współpracującego z nią serwisu, a po wymianie opon jest odstawiane z powrotem pod wskazany adres. Na rynku wynajmu długoterminowego pojawiają się również usługi pozwalające użytkownikowi - kierowcy auta firmowego na samodzielne wybranie w wygodny sposób - za pośrednictwem specjalnych portali internetowych - najbardziej dogodnej dla niego lokalizacji serwisu.
 
Ważną zaletą usług wynajmu długoterminowego samochodów w kontekście sezonowej wymiany opon jest również dostarczanie klientom fabrycznie nowych aut z ogumieniem dostosowanym do pory roku - wyjaśnia Michał Cierniak, ekspert PZWLP, Zastępca Dyrektora Operacyjnego LeasePlan Polska. - Jest to szczególnie ważne w przypadku odbierania nowych samochodów z salonów w tzw. okresach przejściowych, czyli wczesną jesienią lub wczesną wiosną. Pojazdy firmowe zarządzane przez firmy CFM wyjeżdżają z salonów zawsze na odpowiednim ogumieniu, zgodnym z panującymi na zewnątrz temperaturami, eliminując konieczność sezonowej zmiany opon już w kilka dni po odebraniu nowego auta.      Oszczędność czasu i pieniędzy
Poza korzyściami dla użytkowników samochodów firmowych w postaci oszczędności czasu i zapewnienia maksymalnej mobilności, firmy - klienci wyspecjalizowanych dostawców usług wynajmu długoterminowego (CFM) osiągają przy okazji sezonowej wymiany opon również oszczędności finansowe. Są one możliwe przede wszystkim dzięki ekonomii skali. Firmy CFM zarządzające łącznie w niektórych przypadkach kilkunastoma, a nawet kilkudziesięcioma tysiącami pojazdów, są dla producentów i dystrybutorów opon bardzo dużymi, hurtowymi klientami. Dzięki temu są w stanie zakupić ogumienie za znacząco niższe ceny, co oznacza również bardziej atrakcyjne koszty opon dla ich klientów. Korzyści finansowych jest jednak znacznie więcej.Przedsiębiorcy użytkujący samochody firmowe obsługiwane przez firmy wynajmu długoterminowego mają również zazwyczaj nielimitowaną ilość opon w ramach opłacanych rat leasingowych i serwisowych, które w całym okresie eksploatacji może zużyć dane auto - tłumaczy Michał Cierniak, ekspert PZWLP, Zastępca Dyrektora Operacyjnego LeasePlan Fleet Management Polska. - Dzięki temu nie są obciążani dodatkowymi kosztami w przypadku uszkodzenia opony i konieczności jej wcześniejszej wymiany na nową.Korzyści finansowe i operacyjne związane nie tylko z samą sezonową wymianą opon, ale również ich szeroko pojętą eksploatacją, pojawiają się także dzięki stałej kontroli firm CFM nad magazynowaniem ogumienia pojazdów wchodzących w skład zarządzanych flot aut firmowych. Niezwykle istotne dla zachowania wszystkich właściwości technicznych opon oraz ich żywotności jest właściwe przechowywanie nieużywanego w danym okresie ogumienia sezonowego, np. opon letnich w zimę.Zgodnie z zaleceniami producentów, opony powinny być przechowywane w miejscach o niskim nasłonecznieniu, przewiewnych, o niskiej wilgotności oraz w bezpiecznej odległości od substancji żrących i ropopochodnych - wyjaśnia Michał Cierniak, ekspert PZWLP, Zastępca Dyrektora Operacyjnego LeasePlan Polska. - Temperatura pomieszczenia, w którym składowane jest ogumienie nie powinna przekraczać 35 stopni Celsjusza. Opony powinny być przechowywane na specjalnie do tego przygotowanych regałach, w pozycji pionowej.
W przypadku długiego składowania, ogumienie musi być obracane. Producenci opon nie zalecają składowania opon poziomo jedna na drugiej, a jeżeli już taka konieczność zachodzi, powinna być zmieniana kolejność ich ułożenia. Warunki magazynowania sezonowego dla opon zimowych i letnich są podobne.Leasing operacyjny z pełną obsługą, inaczej zwanym wynajmem długoterminowym, w przypadku samochodów służbowych przynosi firmom szereg korzyści operacyjnych, związanych z codzienną administracją i obsługą serwisową floty. Wynikają one przede wszystkim z profesjonalnego zarządzania przez wyspecjalizowane firmy CFM parkiem aut firmowych w każdym aspekcie dotyczącym floty - począwszy od ubezpieczeń, przez naprawy i likwidację szkód komunikacyjnych, rejestracje i przeglądy, a skończywszy na pełnym zarządzaniu kwestiami związanymi z oponami pojazdów. W przypadku ogumienia, użytkownicy firmowych samochodów zarządzanych przez firmy CFM zyskują szereg rozwiązań i narzędzi, pozwalających na zwiększenie ich komfortu przy sezonowej wymianie opon, a przede wszystkim maksymalne zmniejszenie czasu potrzebnego na cały proces. Firmy zyskują natomiast gwarancję, że ich flotowe pojazdy są użytkowane zawsze z właściwym dla danej pory roku ogumieniem, co wpływa bezpośrednio na bezpieczeństwo ich pracowników. Ponadto dzięki właściwemu zarządzaniu magazynowaniem i obsługą serwisową oraz nielimitowanej liczbie opon w ramach spłacanych rat leasingowych, przedsiębiorcy są w stanie wygenerować oszczędności finansowe w kosztach związanych z oponami samochodów flotowych.