Kto się boi e-faktury?

E-faktury to rozwiązanie, które ma za zadanie unowocześnić system księgowania oraz rozliczania dokumentów. Jest szybkie, oszczędne, proste w obsłudze i ekologiczne - idealne dla firmy na miarę XXI wieku. Badania LeasePlan pokazują jednak, że wbrew logice skali korzyści, to właśnie duże koncerny najrzadziej decydują się na jego wdrożenie. Kto i dlaczego boi się e-faktury? Pół roku po wprowadzeniu e-faktur LeasePlan Fleet Management postanowił przeprowadzić badania, których zadaniem było pokazanie charakterystyki form korzystających z faktur elektronicznych. Odpowiedzi ankietowanych klientów i partnerów dały w sumie dość zaskakujący obraz nowoczesnego polskiego przedsiębiorstwa. Okazuje się, że największą popularnością e-faktury cieszą się w średniej wielkości przedsiębiorstwach. E-faktury często nie budzą entuzjazmu, ponieważ na swój sposób są bezlitosne. Dokument w formie elektronicznej jest zawsze dostarczony na czas, nigdy nie ginie, wiadomo kto go odczytał i kiedy. Nie ma więc wymówek, że zaginął, że nie dotarł, a w efekcie trzeba go uregulować na czas. A ekologia? A tak, ekologia tak, ale nie u nas. Tak zapewne myśli niejeden z miłośników papierowych dokumentów - mówi Jarosław Oworuszko, Dyrektor Finansowy LeasePlan Fleet Management. Rozmowy z klientami oraz partnerami LeasePlanu potwierdzają, że hamulcem wdrożeń e-faktur jest przyzwyczajenie do tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów. Wprowadzenie nowego systemu rozliczeń wymagałoby zmiany procesu zatwierdzania, przesyłania i przechowywania faktur, a czasem nawet przeszkolenia pracownika.Zmiany te budzą opór u przedsiębiorców, którzy wolą korzystać ze starych, sprawdzonych rozwiązań. Niestety żadna z pytanych firm nie wyraziła jednocześnie chęci udzielenia imiennej wypowiedzi.

Spośród firm, którym udostępniliśmy e-dokumenty, zaledwie co dziesiąty oglądał je z własnej inicjatywy. Największe zainteresowanie e-faktury budzą u firm średniej wielkości z flotami od 50 do 100 aut. Spośród przedsiębiorców o dużych ponad 100 samochodowych flotach na elektroniczne faktury zdecydowało się zaledwie 13%.Statystycznie u klientów największych zainteresowanie tym rozwiązaniem nie różni się od klientów o małych flotach - mówi Jarosław Oworuszko, Dyrektor Finansowy LeasePlan Fleet Management.

E-fakturowe problemy z Urzędem Skarbowym
E- usługi przez długi czas nie cieszyły się zaufaniem firm, ze względu na niewystarczająco ścisłe uregulowania prawne, związane z ich funkcjonowaniem. W rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 roku regulującego zasady e-faktur nie zostało precyzyjnie określone, jak powinny one wyglądać.Doprowadziło to do sytuacji, w której źródłem nieporozumień z fiskusem stała się w szczególności kwestia braku oznaczenia faktury elektronicznej jako oryginał i kopia, dając tym samym możliwość kwestionowania e-faktur przez urzędników skarbowych.

W Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 pojawiły się nowe regulacje dotyczące faktur elektronicznych. Według nich obowiązek wystawiania faktur w co najmniej dwóch egzemplarzach i oznaczania ich wyrazami Oryginał i Kopia nie dotyczy faktur i faktur korygujących wystawionych w formie elektronicznej.W przypadku tych dokumentów sprzedawca przesyła fakturę nabywcy i jednocześnie zachowuje ją w swojej dokumentacji.

Rozporządzenie z dnia 18 grudnia 2009 zmieniające powyższe rozporządzenie nie zmieniło powyższego paragrafu, więc w obecnej chwili nadal nie ma takiego wymogu i brak takich oznaczeń nie może być podstawą do podważenia prawidłowości faktury - tłumaczy Małgorzata Spólna, Główna Księgowa LeasePlan Fleet Management.Zmiany w przepisach zapewniają obecnie przedsiębiorcom, korzystającym z elektronicznego systemu fakturowania, możliwość bezproblemowego rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Treść oraz skutki prawne wystawienia oraz otrzymania faktury w formie elektronicznej są identyczne, jak w przypadku faktury papierowej. Mimo tych zmian procent firm, które decydują się na e-rozliczenia wciąż jest niewielki.Kto stosuje e-faktury?
Z systemu elektronicznego fakturowania oferowanego przez LeasePlan skorzystała między innymi firma Michelin Polska. Przedsiębiorstwo zdecydowało się na wprowadzenie systemu ze względu na konieczność przyspieszenia obiegu dokumentów.

Dzięki e-fakturze zyskujemy na czasie przynamniej kilka dni, konieczne wcześniej na dotarcie listu poleconego z oryginałami faktur. W konsekwencji mamy więcej czasu na weryfikację, poprawne opisanie, dostarczenie do działu księgowości i co bardzo ważne zapłacenie faktur w wymaganym terminie.W systemie dodatkowo umieszczane są szczegółowe załączniki do dokumentów w rożnych formatach, co umożliwia pełną kontrolę i lepsze zarządzanie kosztami związanymi z obsługą floty. A wszystko to w systemie on-line, z dostępem do danych w każdej chwili na każde żądanie przełożonych lub działu finansowego - mówi Ewa Karczewska, Specjalista ds. zakupów Michelin Polska S.A.Zamiana obiegu papierowego na obieg elektroniczny okazała się również bardzo korzystna dla firmy RBS Bank Polska. E-usługa zmniejszyła bowiem koszty związane z fakturowaniem. Dzięki eliminacji błędów, obniżony został procent odsetek z tytułu spóźnionych płatności, co pozwoliło na minimalizację dodatkowych opłat.Kolejną zaletą elektronicznego systemu jest pełny podgląd historycznych danych - wiemy dokładnie kiedy faktura dotarła do firmy, kto ją przygotował, a kto odebrał. System e-faktur przyczynia się do sprawnego funkcjonowania wszystkich działów zaangażowanych w proces fakturowania, zarówno po stronie wystawiającego dokument, jak i odbiorcy - tłumaczy Jan Beldzikowski, szef administracji RBS Bank Polska.Coraz więcej oferentów e-faktury
Firma Schenker, lider sektora logistycznego, również zaoferowała swoim klientom oraz partnerom biznesowym faktury elektroniczne. O wprowadzeniu tego rozwiązania zadecydowały dwa czynniki: zwiększenie płynności oraz bezpieczeństwa przesyłanych dokumentów. Istotny był również aspekt ekologiczny - zmniejszenie zużycia papieru oraz emisji dwutlenku węgla.

System elektronicznych faktur jest bardzo dobrze zabezpieczony. Dane przechowywane są w bezpiecznym archiwum w formie zaszyfrowanej, a ich udostępnienie odbywa się poprzez zaszyfrowane kanały komunikacyjne, identyczne jak w bankach internetowych. Każda e-faktura podpisana jest podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy tzw. certyfikatu kwalifikowanego. Dzięki temu odbiorca faktury może sprawdzić czy faktura pochodzi z właściwego miejsca i ma pewność, że jej zawartość nie została zmodyfikowana od momentu wystawienia - dodaje Mariusz Kozłowski, Kierownik Projektów Rozwojowych Schenker Sp. z o.o.

E-usługę swoim klientom oferuje także jeden z największych dostawców usługi assistance w Polsce, firma Inter Partner Assistance.

Od momentu wdrożenia e-faktur we wrześniu 2008 roku 60% ogółu partnerów IPA związanych z motoryzacją wdrożyło w swojej firmie ten system rozliczania przy pomocy e-faktur. Wśród nich znalazło się 100 partnerów, realizujących największą liczbę zleceń. Są to kluczowe przedsiębiorstwa wyspecjalizowane w świadczeniu usług pomocy drogowej i transportowych.

W przypadku tych firm innowacja elektroniczna pozwoliła osiągnąć najwięcej korzyści. Obecnie 75% usług kontraktowanych przez asystora procesowanych jest w systemie e-rozliczeń - tłumaczy Michał Bembenista, Dyrektor Działu Sieci Usługodawców Inter Partner Assistance Polska S.A.

E-konomiczne i e-kologiczne korzyści
Faktury elektroniczne to narzędzie, które od kilku lat stwarza polskim przedsiębiorcom nowe możliwości. Oszczędność środków finansowych, elastyczność działania oraz ochrona środowiska to tylko niektóre zalety tej innowacji.

E-faktury to rozwiązanie pionierskie, jeśli chodzi o branżę leasingową w Polsce. Oszczędza czas oraz pieniądze związane z drukowaniem i wysyłką faktur. Jest również korzystne dla klienta, bo nie musi on odbierać, skanować oraz archiwizować papierowych dokumentów. Wszystkie e-faktury z załącznikami są dostępne on-line na portalu internetowym. Pełne archiwum jest całkowicie bezpieczne i zgodne z wymogami prawnymi, regulującymi obieg dokumentów elektronicznych.

E-faktury są również ekologiczne. Nie trzeba drukować ton papieru, nie trzeba wysyłać dokumentów pocztą czy kurierem, nie trzeba ich przechowywać, a przecież wszystkie te działania pochłaniają energię i emitują dwutlenek węgla - mówi Jarosław Oworuszko, Dyrektor Finansowy LeasePlan Fleet Management.

Korzyści wynikające z e-faktur są praktycznym przykładem dobrych praktyk w ramach polityki przedsiębiorstwa, a jednocześnie stanowią ogromne usprawnienie w procesie jego funkcjonowania. Choć wciąż procent firm odnoszących się to tego rozwiązania z rezerwą jest znaczący, to nie zmienia to faktu, że za kilka, czy tez raczej kilkanaście lat e-faktura stanie się standardem.

Do tego czasu będziemy mieć do czynienia z dwoma obiegami - tradycyjnym, papierowym oraz nowoczesnym elektronicznym.