Prawna strona użyczenia auta służbowego do prywatnego użytku

Proceder używania samochodów służbowych do prywatnych celów nikogo nie dziwi. Pracownicy bardzo chętnie wyjeżdżają „służbówkami” na wakacje, czy przysłowiowe imieniny u cioci. Zamiast ściśle kontrolować, czy auta użytkowane są na pewno zgodnie z przeznaczeniem, przedsiębiorca może jednak zdecydować się na użyczenie służbowego samochodu także do celów prywatnych. W takim przypadku warto dobrze zaznajomić się z prawną stroną takiego przedsięwzięcia. Pierwszym krokiem jest oczywiście dokładne określenie zasad, na jakich może przebiegać prywatne użytkowanie użyczonego przez firmę samochodu. Tutaj są dwie możliwości: użyczenie bezpłatne lub regulowane przez odrębną umowę, w której pracownik zobowiązuje się do cyklicznego wnoszenia opłat z tego tytułu. Ta druga metoda jest najprostsza, gdyż zawiązując z pracownikiem umowę cywilnoprawną zyskujemy dowolność zarówno w kwestii zasad wykorzystywania, jak i kosztów tego przedsięwzięcia dla każdej ze stron. Ważne jest też to, że taka umowa nie skomplikuje nam rozliczeń z fiskusem. W przypadku nieodpłatnego udostępniania pojazdu do celów prywatnych, sprawa wygląda znacznie bardziej zawiło. Niewielu przedsiębiorców na przykład wie, że w takim wypadku możliwość korzystania z auta stanowi dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu. Niewiedza w tym momencie prowadzi do błędnego rozliczania, gdyż pracodawcy kierują się rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 i rozliczają koszty mnożąc stawkę zawartą w dokumencie przez liczbę przejechanych kilometrów. W praktyce jednak takie rozwiązanie może dotyczyć wyłącznie tras pokonywanych w celach służbowych. Zgodnie z prawem wartość tego typu świadczenia należałoby ustalić na podstawie rodzaju samochodu, jego wyposażenia, przebiegu i innych przywar wpływających na wartość maszyny. Należy tutaj wziąć pod uwagę także uśrednione stawki za wynajem auta. Wyliczona kwota powinna być następnie dodana do każdorazowego wynagrodzenia użytkownika. Przedsiębiorca powinien jednak pamiętać, że ani ta kwota, ani koszty zakupionego przez pracownika paliwa nie mogą być uznane jako koszt uzyskania przychodu.