Flota  »  Zarządzanie  »  Zarządzanie flotą z zewnętrznym wspomaganiem

Zarządzanie flotą z zewnętrznym wspomaganiem

2007-05-12 - M. Szczepaniak, miesięcznik Auto Firmowe     Tagi:
W firmie, w której przybywa aut, polityka samochodowa staje się niezbędna. Także specjalnie tworzone programy do zarządzania parkiem samochodowym pomogą zapanować nad narastającym chaosem. Są wielokrotnie bardziej efektywne niż arkusze danych tworzone na przykład w Excelu.

Choć z pozoru programy do monitoringu i zarządzania flotą w czasie rzeczywistym przypominają komputerowe gry strategiczne, gdzie na mapie rozmieszczone są ikony firmowych samochodów, to tak naprawdę stanowią potężne narzędzia do kontroli pojazdów i kierowców. Prezentujemy systemy umożliwiające zgromadzenie i obrabianie danych dotyczących pojazdów i kierowców. Dzięki nim, osoba odpowiedzialna za firmowe auta jest w stanie kontrolować setki faktur, wykrywać nadużycia i w porę reagować na zbliżające się ważne daty związane z przeglądami i zawartymi umowami, na przykład ubezpieczeniowymi.

BP to nie tylko paliwa

BP Fleet Reporter, program wspomagający zarządzanie flotą opracowany przez koncern paliwowy BP, służy do kontrolowania i monitorowania transakcji za pomocą Internetu. Jest wartością dodaną dla użytkowników kart paliwowych BP. Fleet Reporter działa już z powodzeniem w dwunastu krajach i ma ponad 60 tys. użytkowników. W Polsce pojawił się prawie dwa lata temu. Program Fleet Reporter służy przede wszystkim do kontrolowania zakupów dokonywanych kartą paliwową, a co za tym idzie - do wyłapywania nadużyć w firmie. Za pomocą FR możemy przejrzeć wszystkie transakcje nawet do dwóch lat wstecz. Zarządzający parkiem samochodowym w firmach mają do dyspozycji aż 9 różnych rodzajów raportów: 6 kontrolnych i 3 główne. Dzięki temu są w stanie określić kiedy i gdzie dana karta została użyta, za jaki towar dokonano zapłaty itp. Ale możliwe są raporty jeszcze bardziej szczegółowe. Np.: w kilka sekund możemy się dowiedzieć, który z naszych kierowców tankuje najczęściej w dni wolne od pracy albo po godzinach. Jeżeli interesuje nas, ile w danym okresie zakupiono płynów do spryskiwaczy - wystarczy kliknąć. Program umożliwia także gromadzenie danych na temat samochodów. Pełna dokumentacja auta w postaci elektronicznej pozwala panować nad informacjami dotyczącymi zużycia samochodów, zanotowanych szkód.

Oprogramowanie z Wielkopolski

Oprogramowanie dostarczane przez firmę Softra sprawdza się już w przypadku parku samochodowego wielkości kilkunastu aut. Dla firm, które samodzielnie zarządzają swoimi pojazdami, dedykowany jest program Flota Commandor. Wspomaga on zarządzanie pojazdami w trzech zasadniczych obszarach: wspomaganie administracji, kontrola kosztów eksploatacji samochodów oraz analiza i kontrola kosztów. Możliwe jest także przekazywanie danych do systemów finansowo-księgowych. Podstawową właściwością programu jest możliwość precyzyjnego zewidencjonowania pojazdów i historii ich eksploatacji. Dzięki opcjom kalendarza program przypomina o zbliżających się przeglądach rejestracyjnych, wygasających polisach ubezpieczeniowych, przeglądach serwisowych itp. Kontrola kosztów zakupów pozwala na osiąganie znacznych oszczędności w zakresie zakupów paliwa i usług związanych z samochodami. Oprócz optymalizacji zakupów, program pozwala wychwytywać ewidentne nadużycia, jak nadmierne zakupy paliwa, zakupy innego rodzaju paliwa niż to spalane przez samochód. Ułatwieniem jest możliwość importowania plików dostarczanych przez działy kart paliwowych różnych koncernów. Transakcje są analizowane i automatycznie rozksięgowywane. - Nadzór nad kosztami daje wielkie oszczędności - mówi Wojciech Lewandowski, dyrektor firmy Softra. - Znam przypadek jednej z firm, gdzie dzięki naszej aplikacji odkryto, że kierowcy wydali w sumie rocznie 30 000 zł na zapachy do samochodów - dodaje Lewandowski. Zależnie od dodatkowych modułów instalowanych w aplikacji, system współpracuje np. z przeglądarką internetową on-line lub systemami GPS, ponadto program współpracuje z większością aplikacji księgowych i systemów zintegrowanych, takich jak np. SAP. Jednym z beneficjentów wprowadzenia oprogramowania do firmy może być właśnie księgowość oraz dział kontrolingu.

Śląska inFlota

inFlota to system dla średnich i dużych przedsiębiorstw przeznaczony do zarządzania flotą samochodów. Łuksz Kristoff z firmy InSolutions twierdzi, że opłacalność inwestycji w program osiąga się w firmach dysponujących 50 samochodami. Umożliwia on prowadzenie ewidencji pojazdów, użytkowników, jednostek organizacyjnych, umów leasingowych i kart paliwowych oraz pozwala na historyczne śledzenie zmian. System powiadomień pozwala czuwać nad najważniejszymi datami istotnymi dla utrzymania gotowości parku samochodowego. System wspomaga proces automatycznego księgowania zbiorczych faktur od kontrahentów (BP, BRE Leasing i inne). Pozwala zarówno na eksport, jak i import danych z SAP, przez co jest doskonałym narzędziem do kreowania raportów opartych nie tylko na danych z działu zarządzania flotą, ale i z księgowości.

Fleet Manager Siemensa


Firma Drabpol jest dystrybutorem produktów VDO Siemens w Polsce. Jednym z nich jest program Fleet Manager. System składa się z trzech głównych modułów. Pierwszym jest moduł umożliwiający zgromadzenie dokładnej dokumentacji o samochodach i kierowcach, wspomagający nadzór nad wszelkimi ważnymi datami, np. odnowienia polis, ważności prawa jazdy kierowców, przeglądów itp. Moduł kontrolno-rozliczeniowy pozwala na monitoring przebiegów, ilości tankowanego paliwa, a także, jeśli jest połączony z trzecim modułem tzw. aktywnego śledzenia, pozwala na kontrolę sposobu, stylu jazdy kierowców ich czasu pracy, wykorzystania samochodu służbowego. - Połączenie oprogramowania kontrolnego z możliwością gromadzenia danych bezpośrednio z pojazdu pozwala na precyzyjne lokalizowanie niepotrzebnych kosztów ponoszonych przez firmę - mówi Janusz Cieślak, product manager w firmie Drabpol. Opłacalność wdrażania tego typu systemów jest osiągana już nawet w przypadku zarządzania pięcioma firmowymi samochodami - twierdzą w Drabpolu.

Więcej aut - większe oszczędności


Firmy zajmujące się tworzeniem i wdrażaniem oprogramowania do zarządzania samochodami zwykle umożliwiają przetestowanie oprogramowania, w warunkach rzeczywistych. Jak zaznaczają eksperci, żeby docenić potencjał drzemiący w takich aplikacjach, park samochodowy musi się składać co najmniej z kilkunastu, jeśli nie kilkudziesięciu samochodów. W przypadku większej liczby samochodów nakłady ponoszone na inwestycje w software mają szanse zwracać się znacznie szybciej. Z programami do zarządzania jest mniej więcej tak jak z maszyną do pisania i komputerem. Kto raz poznał smak pracy w elektronicznym edytorze tekstu, już nigdy nie będzie chciał wrócić do pracy na papierze. No, chyba że dla zabawy.



źródło:

Dodaj komentarz

Nick
Treść
Wpisz kod
z obrazka
Aby komentować pod zarezerowanym, stałym nickiem, bez potrzeby
logowania się za każdym wejściem, musisz się zarejestrować lub zalogować.

Zaloguj się

Login Hasło
0

Komentarze do:

Zarządzanie flotą z zewnętrznym wspomaganiem

Najczęściej czytane w tym miesiącu
Tapety na pulpit