Motywacja po godzinach

Samochód służbowy staje się w Polsce coraz powszechniejszym sposobem motywowania pracowników. Według badań przeprowadzonych przez firmę LeasePlan Fleet Management auto służbowe znalazło się na pierwszym miejscu, wśród najbardziej pożądanych benefitów pracy. Badania pokazują również, że 50% polskich pracodawców decyduje się pokrywać koszty, związane z użytkowaniem pojazdów służbowych w celach prywatnych. Kwestie związane z zakresem dozwolonego użytkowania samochodu firmowego pojawiają się corocznie w okresie planowania letnich urlopów. To, czy na wakacje pojedziemy służbowym autem, leży bowiem w gestii pracodawcy.

Auto służbowe coraz częściej stanowi w Polsce element wynagrodzenia, dzięki któremu firmy wygrywają lojalność oraz motywację pracowników. Samochód służbowy staje się coraz popularniejszym benefitem, już nie tylko w ramach takich stanowisk jak handlowiec lub wyższa kadra zarządzająca, ale również wśród niższych szczebli managementu. Auto służbowe było częścią wynegocjowanego przeze mnie „pakietu wejściowego” do nowej firmy. Był to zdecydowanie element przeważający szalę argumentacji na tak. Samochód firmowy jest ogromną wygodą, a do tego jest bardzo istotną oszczędnością dla budżetu domowego. Największą korzyścią jest nieponoszenie kosztów zakupu i eksploatacji auta. Do tego dochodzi zorganizowany serwis samochodu, a co za tym idzie oszczędność czasu - Adrianna Kiniorska, C&S Category Buyer Poland, Eastern Europe & Russia, ICI Polska Sp. z o.o.

W miarę, jak rośnie liczba firm zapewniających swoim pracownikom tego typu dodatkowy profit, oraz w miarę jak krąg objętych takim wynagrodzeniem stanowisk się poszerza, przyszedł czas na kolejny krok ze strony przedsiębiorstw.

Jeszcze kilka lat temu przywilej użytkowania służbowego auta był najczęściej ograniczony - czy to przez limit kilometrów czy przez limit na paliwo. Obecnie coraz więcej firm zmienia wewnętrzne polityki flotowe, nie tylko umożliwiając swoim pracownikom wykorzystywanie samochodów służbowych prywatnie, ale również pokrywając częściowo lub całkowicie koszty z tym związane - mówi Jarosław Oworuszko, Dyrektor Finansowy LeasePlan Z badań przeprowadzonych przez LeasePlan Fleet Management wynika, że 50% polskich pracodawców, którzy posiadają floty w wynajmie długoterminowym, całkowicie pokrywa wydatki na paliwo w ramach użytkowania firmowych aut - czy to prywatnie czy służbowo. W porównaniu ze średnią wyników (69%) uzyskanych w 13 innych krajach Europy oraz w Australii, Nowej Zelandii i Indiach, jest to wciąż wynik niższy o 19%, co wynika głównie z poziomu dojrzałości poszczególnych rynków.

Nowoczesne rozwiązania w zakresie obsługi flot pojazdów służbowych pojawiły się w Polsce dopiero 7-8 lat temu. W porównaniu z bardziej rozwiniętymi rynkami Europy Zachodniej, ciągle jeszcze pozostajemy trochę w tyle, jednak dynamiczne tempo wzrostu zarówno polskiego sektora leasingu, jak i samej branży Car Fleet Management (CFM) wynosiło w ostatnich latach około 25%. Mimo, że polski sektor CFM zaczął rozwijać się dużo później, niż w innych krajach europejskich i wymaga jeszcze edukacji rynku w temacie korzyści, jakie daje zewnętrzne zarządzanie flotą (Car Fleet Management), to w 2008 roku oferował już większość usług dostępnych na rynkach międzynarodowych - mówi Artur Sulewski, Dyrektor Handlowy LeasePlan Fleet Management.

Co więcej, wraz z dojrzewaniem rynku, usługa długoterminowego wynajmu flot, którą oferują firmy CFM, staje się najpopularniejszą formą leasingu. Pod koniec marca po polskich drogach jeździło już ponad 106,7 tys. pojazdów obsługiwanych przez te firmy. Tempo wzrostu sprzedaży usług outsourcingu flot w I kwartale 2008 r. wynosiło 32%. Dla porównania tempo wzrostu sprzedaży samochodów osobowych i dostawczych wyniosło o 10% mniej (22%) - dodaje Artur Sulewski, LeasePlan - Dzięki znacznym korzyściom finansowym, związanym z outsourcingiem zarządzania flotą, firmy nie tylko ponoszą dużo mniejsze koszty na służbowe auta, ale również zyskują dostęp do wiedzy i doświadczenia ekspertów, w zakresie polityki flotowej. Pokrywanie kosztów prywatnego wykorzystania aut przez pracowników jest rozwiązaniem szeroko wykorzystywanym na zachodzie. Upowszechnienie się tego trendu w Polsce jest jedynie kwestią czasu.

Zanim jednak przyjazna pracownikowi polityka flotowa trwale wpisze się do motywacyjnego systemu wynagrodzeń polskich przedsiębiorstw, potrzebnych będzie jeszcze kilka istotnych zmian prawo - podatkowych.

Auto służbowe, a fiskus
Polska jest jednym z nielicznych krajów, które nie opracowały jeszcze praktycznego sposobu uproszczonego opodatkowania prywatnego użytku samochodów służbowych. Prowadzi to do sytuacji, w której pracodawca, chcąc wynagrodzić swojego pracownika, w postaci braku ograniczeń w użytkowaniu firmowego auta, w świetle prawa obciąża go jednocześnie kolejnym podatkiem.

Prywatne wykorzystywanie samochodu służbowego stanowi, w świetle obowiązującego prawa, nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika, które tym samym podlega opodatkowaniu jako przychód z tytułu wynagrodzenia. Prowadzi to do sytuacji, w której część podatników utrzymuje, że jeździ samochodami tylko w celach służbowych, a kontrolujący nie dociekają prawdy. Problem pojawia się sytuacji, gdy kontrola obejmuje to zagadnienie - wtedy może się zdarzyć, że naliczony zostanie VAT oraz podatek dochodowy według cen stosowanych przez wypożyczalnie pojazdów - mówi Jarosław Oworuszko, Dyrektor Finansowy LeasePlan. - W związku ze skomplikowanym statusem prawnym prywatnego użytkowania samochodów, pracodawca, chcąc pozostać w zgodzie z fiskusem, jest zmuszony wprowadzić opłatę(np. ryczałt na paliwo) lub ograniczenie w wykorzystaniu pojazdu firmowego. Rozwiązaniem, często stosowanym przez firmy, jest przyznanie prawa do korzystania z pojazdu służbowego prywatnie i obliczenie korzyści, jaką w ten sposób uzyskuje pracownik. Przykładowo uznajemy, że nasz pracownik przejeżdża w celach prywatnych celach 500 km miesięcznie i mnożymy tą korzyść przez zryczałtowaną stawkę za kilometr. Innym rozwiązaniem jest ustalenie limitu kwotowego na paliwo.

Niektórzy pracodawcy, chcący wybrnąć z konieczności obciążania pracowników kosztami użytkowania auta, ustalają w tej sytuacji bardzo wysoki limit na paliwo. W rzeczywistości jednak każde z tych rozwiązań ma swoje prawne minusy, ponieważ koszty generowane przez auto stanowią dla firmy koszt uzyskania przychodu i w ten sposób są rozliczane. A zatem prywatne użytkowanie samochodu, jeśli nie jest objęte opłatą lub ryczałtem na paliwo, powinno być rozliczane osobno.

Ostatnie zmiany w ustawie o podatku VAT nie objęły swoim zakresem kwestii związanych z prywatnym użytkowaniem służbowego auta. Dla bardzo wielu podatników stworzenie realnej możliwości uproszczonego rozliczenia się z fiskusem, z tego tytułu - i to zarówno w zakresie VAT, jak i PIT - będzie wystarczającą możliwością do uczciwego deklarowania prywatnego użytkowania samochodów.

Po godzinach pracy
Pracodawca, decydując o kształcie polityki flotowej, musi brać pod uwagę fakt, że korzystanie z auta poza czasem pracy, częściowo ogranicza kontrolę firmy nad pojazdami i zwiększa koszty obsługi floty. Wyższe koszty wynikają przede wszystkim z dłuższego czasu użytkowania, a co za tym idzie większych przebiegów. To z kolei przekłada się na dodatkowe wydatki na paliwo, przeglądy, naprawy i opony. Istotnym aspektem jest także możliwy spadek wartości rynkowej pojazdu przy odsprzedaży.

Wszystko zatem zależy od tego czy auto jest w firmie jedynie narzędziem pracy czy służy również jako dodatkowy benefit dla pracownika.

Aby oczekiwania pracodawcy i pracowników względem służbowych samochodów nie rozmijały się w praktyce, bardzo ważne jest jasne określenie zasad ich użytkowania. Ograniczeniem w prywatnym wykorzystaniu auta, stosowanym często przez firmy, jest wprowadzenie cezury czasowej na korzystanie z karty paliwowej np. brak zezwolenia korzystanie z karty od godziny 18.00 w piątek do godziny rozpoczęcia pracy w poniedziałek. W przypadku urlopu często praktykowanym rozwiązaniem jest zezwalanie na korzystanie z auta na terenie Polski, a w przypadku wyjazdu za granicę, konieczność uzyskania zgody przełożonego. Tego typu decyzje zależą głównie od polityki kadrowej oraz pozycji pracownika w hierarchii zawodowej w danej firmie - mówi Artur Sulewski, Dyrektor Handlowy, LeasePlan.

A co z ubezpieczeniem?
Sposób ubezpieczenia floty pojazdów służbowych jest jednym z czynników, które mogą wpływać na ostateczny kształt wewnętrznej polityki flotowej przedsiębiorstwa. Działający na polskim rynku ubezpieczyciele, najczęściej oferują flotom samochodów firmowych ogólne warunki ubezpieczeń (OWU), które w praktyce przeznaczone są dla klientów indywidualnych. Warunki te są następnie adaptowane na potrzeby flot poprzez dodatkowe zapisy zawarte w umowach ubezpieczenia. Często zdarza się jednak, że zmiany te są tak niewielkie, że nie uwzględniają w sposób wystarczający specyfiki i potrzeb charakterystycznych dla ubezpieczania flot.

W przypadku prywatnego wykorzystania służbowego auta, firmy ubezpieczeniowe czasem odmawiają wypłaty odszkodowania, jeżeli kierującym nie był użytkownik pojazdu lub jeśli szkoda wydarzyła się poza granicami Polski. W skrajnych przypadkach ubezpieczyciel odmawia wypłaty odszkodowania w sytuacji, kiedy samochód służbowy (mimo zgody pracodawcy) był w momencie szkody wykorzystywany prywatnie.

Lokalni ubezpieczyciele, oferujący ubezpieczenia komunikacyjne dla osób fizycznych funkcjonują według nieco innych zasad, niż firmy oferujące ubezpieczenie flotom. Działający u nich system zniżek oraz wielostronicowe arkusze ryzyka, wpływające na system wyłączeń wypłaty odszkodowania, są niezwykle uciążliwe nie tylko dla osoby fizycznej, ale w szczególności dla administratorów flot, mających pod swoją opieką od kilku do kilkuset pojazdów.

Nasi klienci wybierają ubezpieczenie własne LeasePlan, oferowane przez Euro Insurances, które zostało stworzone specjalnie z myślą o flotach. Dzięki temu wszystkie przypadki będące przyczyną niejasności w ewentualnych sporach z ubezpieczycielami komercyjnymi, jak na przykład szkoda, która powstała podczas prywatnego użytkowania auta służbowego, u nas są zabezpieczone. Podobnie w przypadku, kiedy samochód prowadzi osoba niebędąca jego użytkownikiem - mówi Jarosław Adamkiewicz, Insurance Manager, LeasePlan.

Ubezpieczenie własne LeasePlan jest pierwszą i do tej pory jedyną tego typu usługą wśród firm sektora CFM, zajmujących się wynajmem długoterminowym oraz zarządzaniem flotami. Dzięki swojej wysokiej skuteczności i dostosowaniu do potrzeb flot korzysta z niego prawie 100 proc. klientów LeasePlan.

Po zapoznaniu się ze szczegółową ofertą ubezpieczycieli działających na polskim rynku, okazuje się, że Euro Insurances jako jedyne nie ogranicza wypłaty odszkodowania przy kradzieży auta, w przypadku braku pojedynczego kluczyka lub kompletu kluczyków. Ubezpieczenie pokrywa także wszelkie szkody wynikające z wad produkcyjnych pojazdu. Również jako jedyne na rynku CFM ma w Ogólnych Warunkach Ubezpieczenia zapis o stosowaniu kulancji, co oznacza wypłatę przez ubezpieczyciela świadczenia ubezpieczeniowego w sytuacji, gdy nie ma on pewności, co do zaistnienia odpowiedzialności za szkodę - dodaje Artur Sulewski, Dyrektor Handlowy LeasePlan. Dzięki upowszechnieniu takich rozwiązań, jak outsourcing zarządzania flotą, samochody służbowe stają się coraz bardziej dostępne dla firm. W związku z tym, że nawet niewielkie przedsiębiorstwa są w stanie pozwolić sobie na długoterminowy wynajem floty, ponosząc równocześnie dużo mniejsze koszty, niż w przypadku zakupu lub kredytu, auto firmowe staje się równocześnie nie tylko narzędziem pracy, ale i dodatkowym benefitem. Z czasem, kiedy takie kwestie, jak rozliczenia podatkowe oraz ubezpieczenia, zostaną lepiej dostosowane do potrzeb przedsiębiorstw, polscy pracodawcy będą mieli szansę dogonić, pod tym względem, swoich zachodnich kolegów.