Dobre rady, czyli fleet manager okiem dealera

Każdy z nas ma inne wyobrażenie na temat biznesu i robienia interesów. Jedni myślą o tym jak o dokonaniu najlepszego i jak najtańszego zakupu. Inni chcą jak najdrożej sprzedać. Jeszcze inni chcą być sprytniejsi od swoich kontrahentów, przechytrzyć ich, zrobić świetny jednorazowy interes, który przyniesie, jak im się wydaje duży zysk. Niestety, większość z nas patrzy na relacje biznesowe jak na transakcje między firmami. Bardzo niewielu dostrzega, że nie jest to jedynie podpisywanie umów i zlecanie przelewów bankowych, lecz kontakty, rozmowy, budowanie wzajemnych relacji, zaufania, a także sztuka kompromisów. Dopiero dostrzegając ten wymiar szeroko pojętej współpracy i obserwując zachowania menedżerów flot, dostrzegam na co dzień jak wiele błędów popełniają oni zarówno na płaszczyźnie relacji międzyludzkich jak i czysto mierzalnych aspektów pracy.

Liczą się cyfry
W pracy fleet managera dostrzegam dwa główne, lecz czasem zupełnie przeciwstawne aspekty. Pierwszy z nich dotyczy mierzalnych wydatków, jakie niesie ze sobą sam zakup i wymiana floty, a także koszty samej eksploatacji samochodów. W tym aspekcie zawsze oceniana zostaje praca flotowca, którego zadaniem jest optymalizacja lub nawet minimalizacja tych kosztów. Zarząd firmy bardzo często nie ocenia jakości współpracy z podmiotami dostarczającymi i serwisującymi flotę. Liczą się przede wszystkim cyfry.

I tutaj pojawia się drugi szalenie ważny czynnik z punktu widzenia fleet managera. Jest nim cała, czasami wieloletnia współpraca, zarówno z handlowcem odpowiedzialnym za kontakty z firmą, jak i siecią serwisową oraz przedstawicielami podmiotów finansujących zakup floty. Tutaj z reguły zarząd już nie ingeruje, a jakość tej współpracy potrafi znacząco ułatwić pracę menedżera, ale również spowodować niekończące pasmo nieszczęść i kłopotów. Dlatego poniższe rady należy potraktować jako „dobrą monetę”, pozwalającą osiągnąć niski poziom kosztów, dzięki czemu zarząd pozytywnie oceni pracę flotowca, który przy okazji uniknie wielu stresujących sytuacji ułatwiając sobie tym samym pracę.
Przede wszystkim trzeba sobie uświadomić, że współpracują pomiędzy sobą ludzie. I emocje mogą dać znać o sobie nie tylko przy zachowaniu fleet managera, ale również opiekuna floty. Rady dla fleet managerów:
1. Bądź dostępny. O ile łatwiej będzie można porozmawiać z tobą, jeśli pani w sekretariacie będzie mogła podać numer komórkowy do ciebie. Wiem, że masz dużo spraw na głowie i każda chwila jest cenna. Pamiętaj jednak, że dla mnie też. Jeśli nie masz ochoty na rozmowę ze mną, po prostu powiedz o tym przez telefon. Kiedy wyjaśnisz mi powody, dla których nie chcesz się ze mną spotkać, zapewniam, że zadzwonię w bardziej odpowiednim momencie. Powiedz tylko kiedy. Zaoszczędzisz czas swój, czas mój oraz sekretarki która nie będzie musiała odbierać kilka razy dziennie mojego telefonu.
2. Spotkajmy się. Zgodzisz się zapewne ze mną, kiedy powiem, że zanim zacznie się z kimś współpracować, trzeba go najpierw poznać. W czasie rozmowy okaże się czy jestem kompetentny, „nadajemy na tych samych falach” i czy możemy dojść do porozumienia. Rozmowa pozwoli nam poznać wzajemne oczekiwania. Moim celem jest uzyskać informację, na co liczysz oprócz dostarczenia samochodów. Przecież zakup floty to dopiero początek współpracy, która często trwa przez lata. Warto na początku określić jej ramy i istotne elementy. Nie omówimy tego dokładnie podczas rozmowy telefonicznej.
3. Nie zaczynajmy rozmów e-mailem. Kiedy piszesz do mnie za pośrednictwem poczty elektronicznej, trudno byś był traktowany jako partner w rozmowie. Nigdy wcześniej cię nie widziałem, nie wiem jakim jesteś człowiekiem, nie znam twojego usposobienia. Dlatego trudno sporządzić mi ofertę na podstawie kilku zdań przeczytanych na monitorze. Mam spełnić oczekiwania klienta, ale jak je poznać czytając krótkiego maila? Wiem, że cena jest bardzo istotna, ale dla ciebie tylko pośrednio, ponieważ musisz ją „obronić” przed zarządem. Dla twojej osoby większą rolę odgrywa kilkuletnia bezproblemowa eksploatacja samochodów, abyś nie musiał zostawać do późnych godzin nocnych w pracy, organizować aut zastępczych, załatwiać spraw związanych ze szkodami komunikacyjnymi. Ciężko będzie poruszyć te tematy wysyłając sobie e-maile. Niską cenę może zaproponować każdy - jakość współpracy niewielu.
4. Pamiętaj, że naprawdę chcę ci pomóc w awaryjnych sytuacjach, bo to w moim interesie jest działanie, wtedy, gdy tego potrzebujesz. Jeśli zdarzy się stłuczka mogę szybko zorganizować lawetę, załatwić auto zastępcze nawet jeśli prawnie nie będzie ono przysługiwało. Zrobię to jednak kiedy moje zasoby na to pozwolą, a więc w sytuacji kiedy czas dojazdu lawety z mojego ASO zmieści się w granicach przyzwoitości. Pamiętaj więc, nie ma większej nagrody dla handlowca jak zadowolony klient.
5. Graj uczciwie. Wiem, że moją ofertę porównasz z konkurencją. Nie rób jednak z tego tajemnicy i otwarcie mi o tym powiedz. Będę wdzięczny za szczerość i zapewniam, że na tym zyskasz. Nie wymuszaj na mnie także, abym oddawał ci do dyspozycji auta na kilka dni. Od razu wyczuje „cwaniactwo”. Oczywiście, trzeba pojeździć samochodem aby wyrobić sobie o nim zdanie, ale jedna kilkusetkilometrowa jednodniowa trasa w zupełności wystarcza.

Na wiele sposobów
Jeśli w ten sposób zaczniemy budować nasze relacje, możesz być przekonany, że jako równorzędni i szczerzy biznesowi partnerzy, darzyć się będziemy szacunkiem i zaufaniem. Te wartości są niestety rzadko spotykane na linii flotowiec-handlowiec, a szkoda, bo byłoby to opłacalne dla obu stron. Zawsze trzeba wziąć pod uwagę liczby i koszty. Dlatego zawsze przeanalizuj oferty na wiele sposobów. Oszczędności to nie tylko kwota wydana na zakup floty. Z moich obserwacji wynika, że w większości przypadków, decyzja co do nabycia konkretnego modelu zapada po porównaniu wysokości ceny danego modelu i zestawienia jej z ceną podobnie wyposażonego samochodu tego samego segmentu konkurencyjnej marki. Tutaj pojawia się duże niebezpieczeństwo narażenia firmy na dużo większe koszty całkowite będące efektem dalszej eksploatacji samochodów. Dlatego oprócz ceny oszacuj roczne przebiegi samochodów i okres, w jakim będą eksploatowane.

Dalsze czynności:
1. Porównaj koszty przeglądów okresowych. Czasem koszt nie zawiera ceny oleju lub innych elementów, które i tak trzeba będzie wymienić. Poproś więc o dokładne zestawienie co w chodzi skład przeglądu i zsumuj wszystkie koszty w całym okresie eksploatacji samochodu. Może się okazać, że droższy w zakupie samochód będzie dużo tańszy w eksploatacji.
2. Sprawdź ceny części zamiennych i roboczogodziny w serwisie. Koszty eksploatacji to nie tylko same przeglądy. Co jakiś czas trzeba wymienić też klocki i tarcze hamulcowe, płyn hamulcowy, a nawet łącznik stabilizatora lub komplet amortyzatorów. Nie licząc wydatków na same części, trzeba pamiętać, że za ich wymianę również trzeba zapłacić, stąd tak ważna jest cena roboczo godziny. Szacując koszty, pamiętaj więc o wydatkach, które można przewidzieć, ale i o tych, których przewidzieć do końca się nie da, lecz możliwych do oszacowania.
3. Statystyki usterkowości. To nie tylko tabelki z cyferkami pojawiające się w magazynach motoryzacyjnych. Są modele, których usterkowość całkowicie potrafi zniszczyć radość z taniego zakupu. Pamiętaj także o koszcie alternatywnym, jaki ponosi firma, kiedy samochód stoi w serwisie. Bardzo często brak mobilności pojazdu we flocie, oznacza straty dla firmy, ponieważ pracownik nie może jeździć i zarabiać pieniędzy dla swojego pracodawcy.
4. Finansowanie to kolejna możliwość oszczędzania. Wiem, że nie musisz być specjalistą od księgowości. Często nawet spotykam się z sytuacją, kiedy księgowy nie zna zalet poszczególnych instrumentów finansowania floty. Co ciekawe, w każdej firmie opłacalna może być zupełnie inna forma zakupu. Ostatnio panująca moda na leasing nie oznacza, że jest to zawsze najlepsze rozwiązanie. Porozmawiaj najpierw z księgowym lub pozwól mi to zrobić, abyśmy dokonali trafnego wyboru.
5. Ucz i edukuj zarząd. Jeśli powyższe rady są dla ciebie czymś oczywistym, a zakładam, że tak właśnie jest, jeśli zarządzasz flotą samochodową, to przedstaw to zarządowi. Przekonaj ich, iż to ty jesteś specjalistą i dokonujesz najtrafniejszego wyboru pod względem minimalizacji globalnych kosztów związanych z flotą. Nie musisz być urodzonym nauczycielem i wykładowcą, dlatego jeśli razem rozważymy wszystkie opcje i przygotujemy rzeczowe zestawienia, mogę ci w tym pomóc.

Jak widzisz wcale nie jestem taki straszny jak myślałeś na początku, a działam jedynie w imię wspólnego interesu. Jeśli oboje będziemy wobec siebie uczciwi i szczerzy, oraz skupimy się na merytorycznych i konkretnych przesłankach, a nie na przepychankach i gierkach, to mamy ogromną szansę na długą i udana współpracę.

To co - do zobaczenia!