Ewidencja przebiegu pojazdu, czyli kilometry Prezesa

W ramach firmy zdarza się, że osoby fizyczne samodzielnie prowadzą działalność gospodarczą na własny rachunek i jednocześnie pełnią funkcję prezesa spółki z o.o. Przepisy prawa nie zabraniają takiej sytuacji. Co najwyżej prezes może przy zbiegu pewnych niekorzystnych okoliczności zostać posądzonym - boję się używać słowa oskarżonym - o działanie na szkodę spółki z o.o. oraz preferowanie swojej działalności gospodarczej, zwłaszcza gdy przedmiot działalności w obu przypadkach jest „dalece zbliżony”…

Nie to jednak będzie nas najbardziej interesowało w kolejnych zdaniach niniejszego tekstu. Skupmy się raczej na konsekwencjach podatkowych wykorzystywania przez prezesa prywatnego samochodu, dla celów załatwiania bieżących spraw służbowych związanych ze spółką. W szczególności postaramy się odpowiedzieć na pytanie, czy osoba stojąca na czele firmy może podpisać umowę ze spółką o „kilometrówkę”? A jeśli tak, to czy w ramach wykorzystywania takiego pojazdu prezes, mimo że zapewne będzie bronił się przed takim obowiązkiem rękami i nogami, musi dodatkowo prowadzić szczegółowe zestawienia wyjazdów?

Występują ograniczenia
Odpowiedź zaczniemy od wskazania, że w praktyce zwrot kosztów używania prywatnych pojazdów do celów służbowych może być dokonany na podstawie ewidencji przebiegu, jako tzw. “kilometrówka”. Tego rodzaju zwrot kosztów polega na wypłaceniu osobie korzystającej z prywatnego samochodu dla potrzeb służbowych kwoty będącej iloczynem faktycznie przejechanych kilometrów w danym miesiącu oraz stawki odpowiedniej dla danego rodzaju pojazdu. Wysokość stawek za jeden kilometr określona jest w rozporządzeniu ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Należy zwrócić uwagę, że bez względu na rodzaj stosunku prawnego łączącego prezesa ze spółką, w celu używania prywatnego samochodu dla potrzeb służbowych, powinna zostać zawarta umowa cywilnoprawna określająca zakres oraz warunki zwrotu omawianych należności. Jeżeli prezes wykorzystuje prywatny samochód dla potrzeb spółki, to bez względu na to, czy jest on pracownikiem, czy też nim nie jest, art. 16 ust. 5 ustawy o PDOP nakłada obowiązek udokumentowania przebiegu pojazdu w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzanej przez kierownika jednostki na koniec każdego miesiąca. W celu uniknięcia sytuacji, gdy prezes potwierdza ewidencję sam sobie, może ją potwierdzić inna upoważniona osoba, np. członek zarządu. Jedynie w sferze naszych domysłów pozostaje praktyczność takiego rozwiązania. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Prezes musi mieć świadomość, że w razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodu nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Niestety, należy również mieć świadomość, że nawet w przypadku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązują pewne ograniczenia w zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu użytkowania prywatnych pojazdów dla potrzeb spółki, wynikające z art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP. W zależności od rodzaju umowy łączącej prezesa ze spółką, wydatki te wykluczone będą z kosztów na podstawie pkt 30 bądź pkt 51 powyższego przepisu.

Zarządu nie dotyczy
O co tutaj chodzi? Jeżeli prezes jest pracownikiem spółki, to znajdzie zastosowanie art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o PDOP, zgodnie z którym nie są kosztem uzyskania przychodów wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Natomiast, gdy prezes nie jest pracownikiem, to wówczas zastosowanie będzie miał art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o PDOP, czyli do kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu. Takie podejście do sprawy potwierdzają również dotychczasowe interpretacje prawa podatkowego wydawane przez organa podatkowe, chociażby postanowienie naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Katowicach z dnia 23 sierpnia 2007 roku, nr PDPFD/423-30/07, czy też postanowienie naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków Krowodrza, nr PB-II/423-1/06 z dnia 11 stycznia 2007 roku. W tym ostatnim organ wskazał wprost: „podatnik chcąc zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów powinien przede wszystkim wykazać, że poniesiono je w celu uzyskania przychodu, czyli pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem istnieje związek przyczynowo- skutkowy oraz udokumentować fakt ich poniesienia. (…) nie uznaje się z kolei za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji“. Przepis ten nie dotyczy jednak członków zarządu, gdyż w myśl art. 201 ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. nr 94, poz. 1037 ze zm.) zarząd jest organem wykonawczym spółki, który prowadzi sprawy i reprezentuje ją na zewnątrz. Ponadto, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt. 38, za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) nie będących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów. W myśl art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Z przedstawionego przez spółkę stanu faktycznego wynika, że członkowie zarządu nie są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę lub innej w/w umowy, z firmą łączy ich natomiast stosunek organizacyjny, czyli pewna więź prawna, powstająca na skutek powołania danej osoby do pełnienia funkcji zarządcy.

Związek z działalnością
W przypadku wspólników będących jednocześnie członkami zarządu, którzy aktywnie uczestniczą w zarządzaniu spółką, nie można też mówić o jednostronności świadczeń, gdyż chodzi o wydatki ponoszone bezpośrednio w związku z działalnością gospodarczą spółki i w celu uzyskania przychodów. Biorąc zatem powyższe fakty pod uwagę, za koszty uzyskania przychodów mogą być uznane wydatki związane z wyjazdami służbowymi członków zarządu, jeżeli mają bezpośredni związek z prowadzoną przez spółkę działalnością gospodarczą, ponoszone są w celu uzyskania przychodów oraz zostają udokumentowane wymaganymi przez prawo dowodami. Natomiast zwrot kosztów używania samochodów prywatnych przez udziałowców, jednocześnie członków zarządu spółki, nie będących pracownikami będzie kosztem uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. j.w) z uwzględnieniem art. 16 ust. 1 pkt 51 w/w ustawy, tj. do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla potrzeb spółki i stawki za jeden kilometr przebiegu. Określona ona jest w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tylko wówczas, gdy bywa prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu wg ustalonego wzoru i gdy samochód jest używany w celu uzyskania przychodu.